Over Chefs Food Prep
Chefs Food Prep is begonnen door twee koks, Jeroen Romanesko en Pascal Elout, die elkaar ooit bij De Nederlanden in Vreeland hebben leren kennen. Pascal heeft destijds een restaurant geopend dat hij later, net voor corona, heeft verkocht. Jeroen was toen nog in loondienst, maar deed al drie jaar kleine opdrachten voor restaurants die advies wilden. Uiteindelijk kwam dit bij elkaar en hebben ze er samen een bedrijf van gemaakt.
Chefs Food Prep is voor 70% een detacheringsbureau voor koks. Daarnaast geven ze advies en koppelen ze leveranciers aan bedrijven. Jeroen helpt menukaarten samen te stellen en geeft advies. Pascal is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering. Pascal vertelt aan ons: “Er zijn heel veel eigenaren in de horeca die helemaal niks van de keuken afweten. De koks moeten dan communiceren met de eigenaren, maar dat loopt vaak niet lekker. Daar waar het misgaat, helpen wij. Bijvoorbeeld met het opzetten van de kaart, een ander concept mee helpen opzetten of het rendabel maken van de keuken. We bieden maatwerk aan, waarmee een horecabedrijf kan draaien.” Chefs Food Prep is twee jaar geleden begonnen en heeft nu een pool van 50 uitstekende koks.
Plannen voor clevergig
"Het bedrijf is aan het begin gestart met Whatsapp-groepjes voor het plannen. Jeroen vertelt hoe dat ging: “Het was echt wel een gedoe. We hadden een groepsapp waar wij met z’n tweeën en nog één kok in zaten. Geen roostersysteem, daar zat eigenlijk alles in. Als we dat nu nog zouden doen met 50 mensen, was dat een recept om helemaal gek van te worden. We hadden toen nog maar 8-10 medewerkers en toen al werden we gek.” Wat niet via de app kon, ging via de telefoon. Zo was niet iedereen snel genoeg te bereiken en was het altijd een tijdrovende klus. Toen groeide het idee dat investeren in een roostersysteem voor makkelijkere groei zou gaan zorgen. Dat hadden ze niet fout. Uiteindelijk hebben de oprichters naar vier softwarepakketten gekeken, maar de meeste hadden geen focus op horeca en de complexiteit daarvan, of misten elementen die voor koks belangrijk zijn. Uiteindelijk bleek clevergig de beste match voor automatisch plannen te zijn.
Ervaring met clevergig
Het eerste voordeel dat Chefs Food Prep met clevergig heeft ervaren is het makkelijke roostersysteem en automatisch plannen. ”Duidelijk, snel, laptop open en gaan", zegt Jeroen. Hij vertelt dat overzicht voor hen heel belangrijk is en dat ze dat ervaren met clevergig. Ze weten waar iedereen op een dag staat. Als er iemand ziek is, dan kunnen ze de beschikbaarheid makkelijk nakijken en snel schakelen om de dienst alsnog te vullen. Een van de andere voordelen is dat ze met clevergig per klus één persoon of een hele groep kunnen uitnodigen. Die flexibiliteit is binnen hun branche namelijk noodzakelijk. Ook draaien ze rapporten uit met clevergig: “We beginnen nu het systeem steeds meer te snappen en dat maakt het leven veel makkelijker. Inzicht en overzicht is the key tot succes."
Pascal zegt dat ze sinds het begin van de samenwerking met clevergig hard zijn gegroeid. De overstap naar een goede roostersysteem en urenregistratie software heeft dan ook veel voor hen betekend: “Nu is eigenlijk pas het moment dat we gaan groeien. We waren met 10 mensen toen we naar clevergig overstapten een half jaar geleden, nu hebben we een pool van 50. Het zou nooit mogelijk zijn geweest zonder de overstap naar clevergig. We kunnen nu schakelen via het systeem, hiervoor was alles via telefoon of app en kregen we niet iedereen meteen te pakken. Het ging heel langzaam. Dat proces gaat nu veel sneller. We hebben heel veel personeel moeten afhouden op een gegeven moment, omdat alles eerst geregeld moest worden. Nu kunnen we door.”
Het is altijd moeilijk voor een bureau om het juiste moment voor een overstap te kiezen. Als je beginnend bent, heb je het vaak zo druk, dat het lijkt alsof er geen tijd is voor de implementatie van zo’n totaal nieuw urenregistratie- en roostersysteem. Desondanks vertelt Pascal dat een bedrijf niet kan groeien als ze in de implementatie van dit soort zaken geen tijd investeren. Het laatste wat ze fijn vinden aan clevergig, is dat het Customer Success team snel reageert: “We vinden het goed dat we jullie Customer Success team altijd te pakken krijgen. We krijgen altijd op dezelfde dag respons, dat is voor ons heel belangrijk, omdat we eigenlijk altijd aan het werk zijn. Detachering is nou eenmaal snelle business.”