Over Karibu
Karibu is als bedrijf begonnen vanuit de vraag om in de pauze sportles te geven. Ze kenden mensen in Amsterdam Zuid-Oost, die dat konden doen en zo is het balletje gaan rollen. Het bedrijf is opgericht door vier mensen en is inmiddels uitgegroeid tot een uitzendbureau dat met 40 scholen samenwerkt en een flexpool van meer dan 100 mensen heeft. ‘Karibu’ betekent in Swahili ‘Welkom’, en dat is het motto: iedereen is welkom. 'We doen klei lessen, sport, graffiti, filosofie, muziek, dans en theater. Maar we hebben ook een ander aanbod, ons team is heel divers. Hierdoor kunnen we altijd een match vinden.' - vertelt Max Bukuru, een van de medeoprichters.
Corona was een hoogtepunt voor Karibu: er was meer vraag naar creatief onderwijs op scholen, aangezien de kinderen zo lang thuis zaten. Nelson Bukuru, een van de medeoprichters, zegt dat ze ‘op het juiste moment zijn begonnen met een leuk idee, vandaar zo’n harde groei.’ Nu helpt Karibu ook zomerscholen en jeugdinstellingen. Hoewel ze nu voornamelijk in de regio's Amsterdam, Almere, Noord-Holland en Zuid-Holland zitten, is de ambitie om zo snel mogelijk nationaal te gaan. Op de vraag wat het uiteindelijke doel van Karibu is, vertellen de eigenaren: ‘Los van groter worden is het heel belangrijk dat wij ook echt een bijdrage willen leveren aan de scholen. Er is een lerarentekort en wij willen mensen inspireren om het onderwijs in te gaan. Aanmeldingen voor de lerarenopleidingen zijn niet zo hoog, maar misschien zijn potentiële mensen op een andere manier te vinden. We hebben nu heel veel creatievelingen, die ook in het onderwijs geïnteresseerd zijn geraakt.’
Plannen en urenregistratie vóór clevergig
Helemaal aan het begin werkte Karibu met Numbers om hun planning en urenregistratie in te vullen. Toen zijn ze overgestapt naar ‘Werktijden’, maar dat werkte ook niet meer voor hen. Dit gaf ze alleen een rooster, die ze ook met de hand konden maken. Nelson kende clevergig via een ander bureau en dacht al een tijdje na over de overstap. Ze hadden alleen moeite met het kiezen van een juist moment om te schakelen. Max vertelt over het moment waarop ze die beslissing hebben gemaakt: “In november hadden we onze beste maand ooit. Toen ging ik alle diensten zelf inplannen, alle tijdregistratie en inkomende facturen ging ik zelf controleren. De volledige administratie lag bij mij. Ik zei aan het einde van de maand dat ik het nooit meer zo wilde doen, op die manier een maand helemaal zelf controleren. Het was echt teveel werk. Ik was de hele dag bezig om het allemaal na te kijken. En dan moest ik nog, wanneer de facturen binnenkomen, op alle inkomende facturen reageren. Op een gegeven moment had ik volgens mij zelfs een droom en ik belde Nelson in de ochtend en zei dat ik ‘s nachts een afspraak heb gemaakt bij clevergig.” Vanaf december 2022 is Karibu actief bezig met clevergig, inclusief het facturatieprogramma.
Ervaring met clevergig
De overstap ging heel snel, alleen de e-facturatie duurde iets langer - twee dagen. Karibu is tijdens een vakantie gestart, zodat ze rustig de tijd voor de overschakeling konden nemen. “Binnen no-time kon het niet anders”, zegt Nelson. Volgens beide eigenaren zijn de taken makkelijker geworden en kunnen andere mensen binnen het bedrijf ook planning en elektronische facturatie aanpakken. Dat geeft hun extra steun. Ook wordt er sneller gereageerd op last-minute diensten. In de drie maanden dat ze clevergig gebruiken zijn ze alweer 30-40% gegroeid. Bij Karibu is planning heel vaak maatwerk, maar ze kunnen met clevergig voor iedereen een rol aanmaken. Ze sturen mensen nog steeds vaak persoonlijke berichten, maar de rest gaat nu automatisch en dat vinden ze super handig. Max geeft toe: “Het scheelt zoveel tijd en hoofdpijn voor beide kanten. Degene die werkt wil ook niet de hele tijd mailen over de uren die wel of niet kloppen.”
Facturatie programma van clevergig
Aangezien Karibu ook met ons
factuurprogramma werkt, hebben we ook gevraagd hoe dat bevalt. Voornamelijk Max werkt met facturatie software: “Onze boekhouder vult het allemaal in. Ik moet alleen aanmaken, versturen en dan ben ik er vanaf.
Het is heel makkelijk. Iedereen krijgt snel zijn factuur, dat scheelt wel. Het heeft zoveel voordelen. Vooral dat mensen die bij ons werken heel snel een factuur binnen krijgen op de eerste of de tweede van de maand. Tot nu toe hebben we alleen maar positieve reacties. Mensen vinden het alleen maar fijn dat wij dat voor ze regelen. Toen we zonder een facturatie software gingen factureren, ging het heel vaak fout.”
Ben je ook geïnteresseerd in het vergemakkelijken van jouw planning? Of hoe je snel en nauwkeurig de facturatie de deur uit stuurt? We laten het je graag zien! 👇