<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=105400&amp;fmt=gif">
Probeer gratis
Vraag live demo aan

Ad-hoc-planning: 7 stappen om beter te werk te gaan

Michel Pilet
4-okt-2018 9:51:00

De markt verandert. Ooit werkten mensen 40 jaar of langer bij bedrijven als PTT Post of Heineken. Een baan voor het leven was zeker geen uitzondering. Maar die situatie is veranderd. Niet alleen organisaties vragen om steeds meer flexibiliteit, ook steeds meer werknemers willen die flexibiliteit en kiezen voor meerdere bronnen van inkomsten naast elkaar. The gig economy is here, and it’s here to stay. En dat heeft grote gevolgen voor het inplannen van je kandidaten.

 Een sterk veranderd talentenlandschap

Technologie, globalisering, demografie, sociale waarden en de veranderende persoonlijke verwachtingen van werknemers – in het bijzonder millennials – hebben een groot effect gehad op het talentenlandschap, zo lezen we bijvoorbeeld in dit rapport van Deloitte. Deze factoren verstoren bestaande bedrijfsmodellen en veranderen de werkplek ingrijpend. Zowel werknemers als bedrijven moeten – en willen – hun manier van werken aanpassen. Wie, waar, wanneer en hoe het werk gedaan wordt is ingrijpend veranderd. Daar heb je als arbeidsbemiddelaar dagelijks mee te maken. Steeds meer mensen doen uiteenlopende korte opdrachten bij evenzo uiteenlopende bedrijven. Een groeiende groep mensen plant bij voorkeur het werk om de agenda heen en niet andersom. Volgens DPA Professionals vindt een vijfde tot een derde deel van de arbeid van de werkende beroepsbevolking op flexibele basis plaats. En die groep wordt almaar groter.

New call-to-action

Ga je mee of blijf je staan?
De bemiddelaars die meegaan in die gig economy blijven hun voorsprong behouden ten opzichte van de markt. Een eerste vereiste daarbij is dat je goed om kunt gaan met ad-hoc-planning. Ad-hoc-planning biedt een kans, maar kan ook zeker een hoofdpijndossier zijn. Als je toch met ad-hoc-planning aan de slag wilt, zijn hier zeven belangrijke elementen om op te letten.

1 Inzicht in wie waar mag, kan én en wil werken
Als je gaat starten met ad-hoc-planning is het van groot belang dat je altijd exact weet wie waar mag, kan en wil werken. Niet elke uitzendkracht of freelancer wil voor elke opdrachtgever werken en ook niet elke opdrachtgever matcht met elke medewerker. Dat kan zijn omdat er op persoonlijk vlak misschien niet de juiste match is, maar het kan ook zijn dat er iets is voorgevallen waardoor een persoon ergens niet kan werken. Wanneer je dit vastlegt kun je bij nieuwe aanvragen makkelijk schakelen en snel zien wie je voor welke dienst in kan plannen. In dat proces wil je natuurlijk geen fouten maken. Daar is structuur voor nodig. Die structuur kun je vrij eenvoudig aanbrengen met Excel. Maak een overzicht met opdrachtgevers enerzijds en flexwerkers anderzijds en gebruik selectievakjes. Zo heb je bij een opdracht snel inzicht wie voor wie kan werken.

2 Inzicht in wie wanneer beschikbaar is
In de gig economy wil niet iedereen altijd werken. Het up-to-date houden van die informatie is knap lastig. Sommige uitzendbureaus bellen wekelijks met hun mensen in de pool, anderen hebben Whatsapp-groepjes of doen het per e-mail en weer anderen houden in Excel bij wie wanneer beschikbaar is. Maar elke keer dat je iemands beschikbaarheid doorkrijgt, gaat het om een momentopname. Het is nooit real-time. Kijk alleen maar naar je eigen agenda. Grote kans dat vanmorgen de agenda voor volgende week maandag er nog blanco uitzag en dat deze inmiddels langzaam volloopt. Welke methode je ook gebruikt – bellen, Whatsapp, mail of een gedeeld Excel-bestand – en hoe je ook je best doet je bestanden up-to-date te houden, het blijft altijd een momentopname.

3 Maak goede afspraken met je opdrachtgevers
Wat geldt voor de mensen in je pool, geldt ook voor je opdrachtgevers. De een belt een dienst door of spreekt je voicemail in als je niet direct bereikbaar bent, de ander gebruikt Whatsapp. Sommigen sturen je een Word-document, anderen een Excel-spreadsheet of gewoon platte tekst in een mailtje. Wil je goede afspraken kunnen maken met je opdrachtgevers, zou een uniforme manier van aanleveren je enorm helpen. Natuurlijk zijn er opdrachtgevers die met meerdere bureaus werken en niet zo’n boodschap hebben aan jouw wensen. Maar zolang ze die terugkoppeling niet van je krijgen, gaan ze het zeker niet anders doen. Vraag ze de informatie op een bepaalde manier aan te leveren, en leg ze uit dat dat het proces zal bevorderen. Niet alleen voor jou, maar ook voor hen. Wie weet zijn ze wel bereid mee te werken.

4 Speel kort op de bal bij nieuwe aanvragen
De concurrentie kan nogal heftig zijn. Dat hangt misschien een beetje af van de markt waarin je werkt, maar over het algemeen ben jij niet de enige partij waar opdrachtgevers en flexkrachten zich melden. Door de krapte op de arbeidsmarkt is het vinden van personeel moeilijker dan ooit. Opdrachtgevers en flexkrachten hoeven niet per se trouw te zijn aan jou. Zorg dus dat je snel kunt schakelen met de mensen in de pool zodat je razendsnel weet wie wanneer kan werken in de gevraagde shift. Zo kun je heel terugkoppelen aan je opdrachtgever dat jij de dienst kunt vullen.

5 Deel glasheldere instructies
Zorg dat je alle informatie die flexkrachten over een opdrachtgever moeten weten op een eenduidige en heldere manier communiceert. Dat gaat niet alleen om de contactpersoon op locatie, maar ook om andere details. Bij wie moeten mensen zich melden, wat zijn de instructies op locatie, moet er een veiligheidsprotocol doorlopen worden, zijn er bepaalde kledingvoorschriften, wat doe je als je klaar bent en – heel belangrijk – is de lunch inbegrepen? Hoe meer informatie mensen hebben, hoe beter zij de klus kunnen uitvoeren bij de opdrachtgever. Zorg ook dat deze informatie altijd ergens beschikbaar en up-to-date is en dat je mensen weten waar ze dit kunnen vinden zodat ze op elk moment iets na kunnen zoeken.

6 Geef je opdrachtgever inzicht in ‘bestellingen’
Om de relatie te verbeteren met je opdrachtgevers is het handig dat zij kunnen inzien wie welke diensten gaat draaien op welke dagen. Wie komt er, is die persoon al eerder geweest, wat is haar of zijn profiel? Deze informatie kun je natuurlijk ook weer op verschillende manieren delen. Hoe je het ook doet, zorg dat jouw planning geen zwart gat is voor de opdrachtgever. Hoe opener, transparanter en gemakkelijker je het voor ze maakt, hoe sterker de relatie wordt en hoe eerder ze bij je terugkomen.

7 Maak urenregistratie zo laagdrempelig mogelijk
Als uitzendbureau wil je direct weten wie hoe lang en waar heeft gewerkt. Hoe wil je dat je flexkrachten hun uren registreren? Via WhatsApp, via een pagina op je website of via een gedeelde Excel-file? Urenbriefjes? Dat is anno 2018 natuurlijk een no-go. 95% van de millennials en 85% van Generatie X loopt met een smartphone in de zak. Het mooiste zou zijn als je flexwerkers die kunnen gebruiken om hun uren te registreren. Hoe makkelijker zij hun uren kunnen invoeren, hoe sneller jij weet wat de stand van zaken is.

Hoe staat het met jouw hoofdpijndossier?
Als je deze zeven belangrijke elementen goed procesmatig aan elkaar kunt koppelen - daarbij natuurlijk rekening houdend met de AVG - ben je als uitzendbureau of bemiddelaar goed in staat om met ad-hoc-planning om te gaan. Je gaat mee met de ontwikkeling van de markt. Mensen worden steeds zelfstandiger, ze denken minder in banen en meer in werk en willen steeds minder afhankelijk zijn van één opdrachtgever. Je doet dus ook je opdrachtgever een gunst als je inzet op die ad-hoc-klussen. Maar dan moet je dus goed je processen afstemmen op deze zeven elementen. Wil je hoofdpijn maar niet verdwijnen en zou je willen dat iemand je dat ad-hoc-gedoe uit handen neemt? Neem eens vrijblijvend contact met ons op. Misschien kunnen we met onze planningsoftware en -app rust brengen in je hoofd en in je organisatie.

Moeiteloos je flexkrachten plaatsen bij opdrachtgevers

Meer weten over clevergig? Maak kennis met onze on demand planning software. Probeer het zelf 2 weken gratis. Zonder verplichtingen.

clevergig planningsoftware

You May Also Like

These Stories on HR Software

Inschrijven per email

Nog geen reacties

Laat ons weten wat je ervan vindt