Over LeraarLink
Mathijs aan het woord:
Kunnen jullie iets meer vertellen over de ziekmeldingen?
Koen vertelt:
Vorig jaar hadden we hier heel veel problemen mee. 20% kwam niet of meldde zich in de ochtend van de dienst ziek. Dat was elke ochtend dus spannend, wie gaat er wel of niet komen? We zijn van 20% naar 2% ziekmeldingen gegaan. Toen we nog mensen hadden die de planning deden, konden we geen overzicht houden. Medewerkers wisten totaal niet meer wie ze hadden geappt. Als er bijvoorbeeld een afmelding binnenkwam, dan werd het niet geregistreerd of niet op een goede manier. Daar is clevergig wel ideaal voor. Op het moment dat je iemand uit de dienst haalt, valt die open en zo kun je iedereen weer makkelijk uitnodigen. Je kunt met een knop meteen de juiste mensen voor de dienst vinden. Dat is heel fijn voor alle partijen, dus zeker een verbetering. Voornaamste is dat het ons heel veel tijd en energie bespaart.
Zijn er nog andere voordelen die jullie niethadden verwacht?
Nou, vaak als je iemand uitnodigt voor dienst, moet je ook materiaal hebben, geïnformeerd worden, bevestigingen hebben. Er ging regelmatig ook nog vaak wat mis in die stappen. Dat er bijvoorbeeld iemand de volgende dag een examentraining zou hebben, maar dat ze nog steeds geen materiaal hadden ontvangen.Nu kun je van tevoren gewoon een linkje naar het materiaal in clevergig toevoegen en als mensen op de dienst klikken, hebben ze direct het materiaal. Dus al die tussenstapjes en nazorg zijn allemaal weggehaald.
Facturering is ook een goede toevoeging. We lieten docenten formulieren invullen van de gewerkte uren en dat moesten we later in Excel controleren. Daar waren we dagen mee bezig. Dan moesten we nog uitrekenen wat er betaald moest worden en dan ging het pas door naar betalingen. Je kunt uit clevergig de diensten halen en dan weet je precies wie wat heeft gewerkt.
Voor jullie is clevergig dus best multifunctioneel. Zijn er nog andere functies die jullie op een bijzondere manier gebruiken?
De rest van het jaar gebruiken wij clevergig ook voor een andere taak die we hebben: recruitment. Vorig jaar hebben we LeraarLink Flex opgestart. Scholen vinden het heel lastig om personeel te vinden. Vaak hebben ze ook geen recruitment ervaring, dus daar willen we mee helpen. Er zijn klanten die misschien niet direct onze examentraining willen afnemen, maar wel vaak gewoon vacatures willen uitzetten. Het is voor ons nog lastig om matches te maken, maar we hebben wel heelveel mensen in dienst die ze anders niet bereiken.
Hoe gebruiken jullie clevergig hiervoor?
We zetten een vacature als dienst erin. Als er iemand op die dienst reageert, dan benaderen we die persoon en kijken of het wat wordt. Het loopt niet perfect, maar het is ten minste een manier om het gedaan te krijgen. We hebben zo nog wel wat matches kunnen maken, en voor ons is het dan ook een bijvangst in die zin.
Als je 20 bijvangsten per maand hebt, dan is het ook niet slecht, toch? :)
Precies, het werkt twee kanten op. Je kunt in clevergig ook een herhaling dienst inplannen, zo hoeven wij echt niks meer behalve betalingen te doen.
Dus… We hebben een hele afdeling plannen gesloten, gingen van 20% naar 2% ziekmeldingen en no-shows. Docenten zijn nu tijdig geïnformeerd en de urenregistratie loopt vloeiend. Tevens konden we veel systemen om clevergig heen bouwen. De onrust is vervangen door overzicht. Is dat een goede samenvatting?
Dat is zeker een goede samenvatting! Bedankt, Mathijs en Koen voor jullie tijd en gedetailleerde feedback, die we na het einde van het interview nog mochten bespreken. We hopen in 2023 verbeteringen te kunnen leveren die ook voor LeraarLink relevant zijn en die jullie tevredenheid van 90% naar 100% brengen.
OPMERKINGEN