Skip to content
Eliza Saftyuk 2-okt-2022 16:08:45 5 min read

PlanningZorg: efficiënter en beter werken met clevergig

Bij het plannen van de opnamen van onze casestudies, konden we niet om Arnhem heen. Daar zit een van onze klanten in de zorg - PlanningZorg. Onze Customer Succes Manager Danique heeft gesproken met Erica, Coördinator Planning bij PlanningZorg, en Marcos, één van de zzp'ers en werkzaam als persoonlijk begeleider specifieke doelgroepen. We waren benieuwd naar wat voor obstakels PlanningZorg tegenkwam voordat ze met clevergig software begonnen en hoe het hen nu helpt om efficiënter te werken.

Over PlanningZorg

Planning-zorg-logo (1)PlanningZorg is een bemiddelingsbureau in de zorg.
Ze bemiddelen al 5 jaar met name zzp’ers, voor de inzet bij
grote zorginstellingen. Dit doen ze binnen de GGZ, gehandicaptenzorg, verslavingszorg of verpleeghuiszorg, wanneer interne medewerkers of een eigen flexpoolmedewerker niet
beschikbaar is.
 
Zitten jullie klanten vooral hier in de regio?
Erica aan het woord: “Nee, we zitten juist met name in Brabant. We hebben een aantal grote klanten, die concentreren zich rondom Den Bosch, Vught en Breda. We zitten hoofdzakelijk in het zuiden van het land. Uiteindelijk willen we meer regio’s gaan bedienen in Nederland, richting het midden van het land.
 
Jullie zijn nu ongeveer twee jaar klant bij clevergig. Weet jij wat de uitdagingen waren voordat jullie met clevergig zijn begonnen?
Dat weet ik zeker. Toen ik hier begon, hadden we eigenlijk een heel basis planningsysteem. Planning ging als volgt: diensten kwamen binnen per mail, die schreven we op in een schriftje en dat ging dan in een soort van uitgebreide Excelsheet. Daaruit werd bijna handmatig de facturatie gedaan. Dus de behoefte aan echt een planningsysteem (ook omdat we inmiddels flink gegroeid waren), was heel groot. We zijn oktober 2020 overgegaan naar clevergig en een bijpassend facturatieprogramma.

DSC00316Erica en Danique op kantoor van PlanningZorg

Dat was dan meteen een van je eerste projecten?

Ik heb de hele inrichting van het programma wel meegemaakt. Voor de overstap naar clevergig deden we het nog bijna vooroorlogs. Ik heb vorige week nog toevallig aan mijn collega zo’n schrift laten zien. Als wij een dienst ingevoerd hadden in het systeem, dan maakten wij deze in het schrift roze of groen, en zo was het afgerond. Met clevergig werkt het natuurlijk totaal anders en veel beter. Het heeft ons rust en overzicht gebracht. Diensten aanbieden naar onze zzp'ers deden we toen in een groepsapp op Whatsapp. Nu maken we gebruik van de clevergig app en plannen onze zzp'ers hun diensten op die manier ook automatisch in.

Zijn er onverwachte voordelen die clevergig heeft gebracht?

Een voordeel is dat je rapportages uit clevergig kunt halen die cijfermatig inzicht geven. Dus welke soort diensten vul je nu in, welke functies, maar ook welke klanten vragen de meeste diensten aan, vul je vooral weekend-, avonddiensten of meer dagdiensten, of doe je vooral dagdiensten. Dat soort informatie kun je heel makkelijk uit clevergig halen.

Daarnaast gebruiken we clevergig als een soort van dossiervoeringssysteem. We hebben alle informatie en de bijbehorende documenten van onze zzp’ers in clevergig opgeslagen. Dus voor ons werkt het ook als medewerkersdossiers. Wij halen er zo veel mogelijk uit. En straks beginnen we ook met de facturatiemodule. Daar gebruiken we nu een andere programma voor en dat levert altijd gedoe op. De programma’s snappen elkaar niet altijd, maar ook moet alles dubbel ingevoerd worden. Dat leidt altijd tot een hogere foutmarge. Ik denk dat de facturatiemodule voor ons heel veel voordelen gaat opleveren. Ik heb vertrouwen in dat clevergig voor ons een optimaal programma is, omdat de dingen waar ik in de huidige facturatie tegenaan liep met clevergig aan de orde zijn gekomen.

Zou je clevergig aanbevelen aan anderen?
Ja, zou ik zeker doen. Ik ben zelf heel enthousiast over het programma. Het werkt allemaal veel efficiënter en veel beter. Ik vind jullie gewoon een leuk bedrijf, volop in ontwikkeling en leuke mensen om mee te werken. Dat speelt ook altijd een rol: persoonlijk contact, altijd meedenken. Ik ben er super tevreden over. Blijf vooral aan boord, zou ik zeggen!

DSC00285DSC00312


 
Na Erica, hadden we nog de kans om kort de andere kant van het bedrijf te ontdekken. Marcos, een van de zzp'ers, die al 4 jaar bij PlanningZorg werkt, kwam langs om ons te vertellen hoe hij het werken met clevergig ervaart:
 

Als je al 4 jaar bij PlanningZorg werkt, heb jij het bedrijf ook meegemaakt voordat ze met clevergig zijn gestart. Het is nu twee jaar dat PlanningZorg clevergig gebruikt. Kun jij iets vertellen over de overgang?
Ja, voordat PlanningZorg overstapte naar clevergig had ik veel meer telefonisch contact met het personeel  hier. Toen werd een dienst naar je telefoon gestuurd en als je die wilde aannemen, reageerde je op het bericht. Met de app gaat het proces veel makkelijker. Diensten worden toegewezen, je klikt daarop en als je geselecteerd wordt, ben je ingepland. Als je niet geselecteerd bent, komen alle diensten naar boven. Het is heel overzichtelijk.  Je hebt ook iets meer vrijheid in de keuze. Je hoeft niet alle diensten aan te nemen, je kunt ze ook laten staan. Soms blijven diensten open staan en dan heb je nog tijd om na te denken of je ze aanneemt of niet.

Kun je vertellen over hoe je clevergig zelf gebruikt?
Ik gebruik clevergig dagelijks, omdat ik dagelijks werk. Ik gebruik het niet alleen om diensten te accepteren, maar ook na mijn dienst, om mijn diensten af te ronden. In de app kan ik aangeven hoe lang ik heb gewerkt en of de dienst uitgelopen is.
 
Wat vind je van het gebruik van de app?

Makkelijk en fijn. Heel duidelijk en overzichtelijk. Het bespaart tijd, ik zou het zeker aan anderen aanbevelen. Het gaat heel snel met de app: je geeft door als je een kwartier of een half uur langer door hebt gewerkt. Voorheen moesten we alles omschrijven, bij elkaar houden en eind van de maand uiteindelijk doorsturen. Nu kost het maar een minuut of twee, voorheen duurde het super lang.  

clevergig_scherm_achter


Bedankt, Erica en Marcos, voor jullie tijd en het laten zien van het bijzondere PlanningZorg kantoor in het GelreDome stadion. We wensen jullie heel veel succes in het uitbreiden van jullie werkgebied naar de rest van Nederland en hopen dat we snel nog zo’n casestudy kunnen opnemen over onze module facturatie, waarmee jullie inmiddels van start zijn gegaan.

 

OPMERKINGEN