3 Voorbeelden Om Je Urenregistratie Te Upgraden (ook zonder budget!)

In deze post gaan we laten zien dat urenregistratie niet meer via een papieren briefje hoeft! En dat je best wat gedaan kan krijgen zonder jouw spaarpot te plunderen.

Met 2 horeca opleidingen onder de riem heb ik, regelmatig via uitzendbureaus gewerkt.

Wanneer ik klaar was na een lange dag werken moest ik altijd nog mijn urenbriefje fixen. Ik had die van papier, en moest mij melden bij mijn leidinggevende om het af te laten tekenen. Hoe dat ging weet ik niet helemaal meer, dat verschilde per klus.

Wat ik wel kan herinneren is dat het vaak mis ging. Dat een briefje kwijt was geraakt. Of dat ik verkeerd uitbetaald kreeg, etc. En dit was 12 jaar geleden.

Klinkt dat herkenbaar? Ben jij nog steeds met urenbriefjes in de weer? Je weet wel, die van papier. Je krijgt foto’s daarvan via de WhatsApp, of verschillende variaties daarop.

Goed nieuws! In deze blogpost ga ik je drie tips geven om het makkelijker te doen. Voor sommige hoef je niet eens geld te investeren, alleen tijd.

De manieren die we in dit artikel bespreken zijn:

1. Digitaal met Google Forms en Sheets
2. Semi - automatisch met urenregistratie software
3. Geautomatiseerd met urenregistratie én planning-software in één.

Tip 1: Digitaliseren - Google Form + Google Sheets (gratis!)

Heb je nog geen andere tools, maar wil je welhet process digitaliseren? Dan kun je Google Forms + Googel Sheets een hoop gedaan krijgen.

Stap 1: maak een Google Form

Dat gaat super gemakkelijk, ervan uitgaande dat je al een Google account hebt. Ga naar forms.google.com, check of je met een werk-account bent ingelogd en maak een nieuw formulier aan. Een voorbeeld naam kan zijn: Urenregistratieformulier BEDRIJFSNAAM (open deur hé?!).

Stap 2: Vraag wat je wilt vragen

De mogelijkheden in Forms gaan heel ver. Je kunt Datum, Tijd, korte / lange antwoorden en nog veel meer toevoegen als optie. Zie hieronder.

Op deze manier kun je een op maat gesneden urenregistratieformulier voor jezelf aanmaken!

Stap 3: koppel aan Google Sheets

In het tabblad Antwoord kun je door op het groene icoon met kruis erin te klikken een koppeling maken met een Google Sheet. Vet handig! De antwoord komen nu netjes onder elkaar in een Google Sheet naar keuze terecht.

Stap 4: Check instellingen en deel de sheet met je medewerkers

Klik op de knop verzenden en je bent in staat heel makkelijk een link te delen met je medewerkers. Voordat je dit doet kun je het thema aanpassen naar je huisstijl . Ook kun je een voorbeeld zien en instellingen veranderen. Wil je dat de medewerker bijvoorbeeld een kopie krijgt? Dat kan! Let goed op de details voordat je het 'in productie' brengt!

Stap 5: Verwerk antwoorden

Misschien zit hier nog wat handwerk in voor je. Maar het gaat je ook een hele hoop tijd schelen om de antwoorden te verzamelen. De sheet kun je downloaden en bijvoorbeeld direct delen met je payroller als je die hebt.

Tip 2: Semi - geautomatiseerd - losstaande urenregistratie software

Wanneer je alleen op zoek bent naar urenregistratie zijn er talloze oplossingen. Er zijn oplossingen voor grote en kleine bedrijven.

Voor uitzendbureaus, “normale” bedrijven of instellingen.

Deze oplossingen zijn vaak losstaand dus niet gekoppeld aan planning of rooster software.

Je kunt je natuurlijk een bult zoeken op Google! Op de website Appwiki hebben ze een grote selectie op een rijtje gezet voor je!

Tip 3 (nirvana): Geautomatiseerd - urenregistratie en planning software in 1

Ben jij naast urenregistratie druk met on-demand planning? Dan ben jij je er bewust van dat urenregistratie maar de helft van het werk is.

Je hebt namelijk dan niet alleen te maken met het bijhouden van nieuwe medewerkers, maar ook het up-to-date houden van de beschikbaarheid van je medewerkers. Daar komt ook nog communicatie met je (flexpool, diensten uitzetten, ORT’s bij.

Klinkt dit bekend? Dan is het voor jou perfect als planning en urenregistratie samenkomen in één oplossing.

Dit wordt allemaal vanuit een web-app en mobiele app geregeld. Wanneer de medewerker klaar is neemt hij automatisch alle gegevens over voor urenregistratie. Dit scheelt voor iedereen een hoop werk.

Met de software van clevergig is planning en urenregistratie nirvana binnen handbereik! Ben je enthousiast? Probeer onze software nu hier.

Begin bij het begin, maar blijf verbeteren.

Je ziet het. Er zijn meerdere manieren om urenregistratie te verbeteren en makkelijker te maken. Het allerbelangrijkste is dat je kritisch kijkt naar je processen, en blijft verbeteren. Op deze manier wordt je operatie steeds meer een geoliede machine.

Je gaat een mooi effect zien wanneer je het process voor urenregistratie verbetert. Daarnaast hebben je medewerkers er ook voordeel van!

Over clevergig

clevergig maakt on-demand planning software. Onze simpele en handige software wordt door 100 intermediairs in uiteenlopende branches gebruikt.

Maandelijks vullen zij gezamenlijk wel 40.000 ad-hoc diensten. En ze zijn tevreden. want gemiddeld geven onze klanten ons een 9,8/10!

Worstel je met onregelmatige diensten bij verschillende klanten en locaties? Beheer je een grote flexpool met wisselende beschikbaarheid en verschillende rollen? Dan biedt clevergig de oplossing. Met onze software en medewerker-app krijg jij je on-demand planning binnen minuten automatisch gevuld. In een handomdraai registreren medewerkers de uren.

Foto 1 door Luca Bravo via Unsplash

Foto 2 door Rajeshwar Bachu via Unsplash