Alles wat je als bemiddelingsbureau en uitzendbureau moet weten over flexpools

De arbeidsmarkt flexibiliseert in rap tempo. Ook is er de toenemende dreiging van de zogeheten platformeconomie. Maar wat betekent dit alles voor jou als arbeidsbemiddelaar of uitzendbureau? In deze uitgebreide blogpost lees je alles wat je moet weten over de flexpool als verdienmodel. Tenslotte geven we praktische tips hoe je een flexpool opbouwt en hoe je meer uitzendkrachten of freelancers aantrekt.

INLEIDING

Wat kun je in dit artikel verwachten?

Ben je eigenaar van een arbeidsbemiddelingsbureau of uitzendbureau? Of overweeg je om je eigen bureau te starten? Dan is dit artikel voor jou. Ter verduidelijking, we zien in Nederland grofweg twee soorten bemiddelings- en uitzendbureaus in de markt:

• Bureaus die al een flexpool van uitzendkrachten of freelancers hebben. En deze bij diverse opdrachtgevers plaatsen voor losse diensten of langere opdrachten
• Bureaus die (nog) geen flexpool hebben. En zich nu richten op het vullen van vacatures (werving en selectie) en het detacheren van kandidaten (langere plaatsingen).

Voor beide groepen is dit artikel nuttig. Heb je al een flexpool? Dan hopen we dat je praktische tips terugvindt die je kunt toepassen om je pool verder uit te breiden. En om deze beter te benutten. Er komt namelijk nogal wat kijken bij het goed organiseren van een flexpool. En er is altijd ruimte voor verbetering.

Heb je nog geen pool van uitzendkrachten of freelancers? Dan hopen we dat je overtuigd raakt van de noodzaak om deze alsnog op te zetten. De arbeidsmarkt verandert in rap tempo en vraagt er steeds vaker om. Ook staan de marges in het traditionele uitzenden en detacheren steeds meer onder druk.

De veranderende arbeidsmarkt als drijvende kracht

De tijd dat mensen hun carrière begonnen bij een werkgever en daar bleven tot hun pensioen, is niet meer. Vandaag de dag is flexibiliteit het toverwoord. Niet alleen voor werknemers, maar ook voor werkgevers. Korte-termijn posities, on-demand werk en freelancing, dat is wat de klok slaat.

De term gig economy is rond 2015 uit de VS overgewaaid en here to stay. In Nederland spreken we vooral van de platformeconomie, maar soms ook van de klusjes- of schnabbel economie. De platformeconomie is een economie waar steeds meer mensen ervoor kiezen om bij verschillende opdrachtgevers en met verschillende klussen hun brood te verdienen.

Temper: een van de nieuwe spelers in de zogeheten platformeconomie

Deze nieuwe manier van werken wordt dus mogelijk gemaakt door online platforms die mens en werk met elkaar verbinden. Denk in Nederland aan Deliveroo, Temper en Hoofdkraan. Internationaal zijn er platforms zoals Fiverr, Taskrabbit en Upwork. De mogelijkheid om overal te werken en verbonden te blijven via mobiele apparaten heeft ons in staat gesteld samen te werken met collega's en de organisaties waar we voor werken, ongeacht waar we ons bevinden. Dit communicatie-gemak heeft een verschuiving veroorzaakt, waarbij werknemers nu meer keuzevrijheid hebben voor wie ze werken. Veel bedrijven nu bereid zijn om externe werknemers in dienst te nemen - vaak op contractbasis.

We zien deze ontwikkeling overigens niet alleen terug in de hoogopgeleide of creatieve functies, zoals IT managers of tekstschrijvers. Nee, in de volle breedte van de arbeidsmarkt worden steeds meer freelancers en uitzendkrachten ingezet. Denk aan de (Thuis)zorg, Horeca, Evenementen, Beveiliging en Koeriers. Maar ook beroepen als Verkeersregelaar en Brandwachten worden veelal uitgevoerd door uitzendkrachten of freelancers. En dat gebeurt meer en meer via de genoemde online platforms.

ZBBN: voorbeeld van een bemiddelingsbureau in de Zorg

In Nederland vervullen bemiddelings- en uitzendbureaus al tientallen jaren een vergelijkbare rol als de nieuwe platforms. Jouw uitzend- of bemiddelingsbureau is in feite ook een platform dat vraag en aanbod met elkaar verbindt. En de flexibiliteit biedt waar werknemers en werkgevers naar op zoek zijn. De match komt hier nog echter vaak minder geautomatiseerd en digitaal tot stand. Eerder via jouw persoonlijke bemiddeling. Toch is de kern van de matching hetzelfde en zijn er ook voor meer traditionele bureaus kansen - en juist de noodzaak - om meer te digitaliseren en automatiseren.

Flexwerk vraagt om een flexpool

Let op: deze ontwikkeling is niet lokaal of beperkt tot de grote steden. Het is een wereldwijde en structurele verandering van de arbeidsmarkt die, of je het nu leuk vindt of niet, niet meer te stoppen is. Je kunt er als arbeidsbemiddelaar en uitzendbureau niet meer om heen. Gelukkig bieden deze ontwikkelingen juist veel kansen. Tenminste, als je de nieuwe manier van werken weet te omarmen. Slim je werkproces inricht om te kunnen concurreren met de grote jongens.

Een flexpool heeft - mits goed ingericht - voor iedereen voordelen. Zowel voor de uitzendkrachten en freelancers, de opdrachtgevers en natuurlijk voor jou als tussenpersoon.

• Voor de medewerker biedt het een aangename balans tussen zekerheid en vrijheid. Als uitzendkracht of zzp’er heb je de vrijheid te kiezen wanneer je wilt werken en tegelijkertijd de vastigheid van een aantal vaste opdrachtgevers. En natuurlijk heb je de mogelijkheid om daarnaast nog andere werkzaamheden te verrichten. Via een ander bureau, of door zelf opdrachtgevers aan je te binden;
• Opdrachtgevers hebben de mogelijkheid om eenvoudig op en af te schalen Of om tijdelijk specifieke kennis en vaardigheden in te huren. Ze betalen uiteindelijk alleen voor de daadwerkelijk gemaakte uren of ingebrachte kennis;
• Als bureau kun je hogere marges vragen wanneer je on-demand de juiste kracht weet te leveren;
• Tevens bereid je je voor op een veranderende arbeidsmarkt. Let wel: het snel matchen van flexibele krachten is echter wel beduidend anders en intensiever dan het traditioneel vullen van vacatures of detacheren van kandidaten.
  

Flexibel werken is iets dat blijft, dat is een ding dat zeker is. Hoog tijd om flexibel werken (nog meer) te omarmen als arbeidsbemiddelaar en uitzendbureau. Maar wat is een flexpool nou precies? En welke vormen zijn er?

WAT IS EEN FLEXPOOL?

Verschillende niveaus van flexibiliteit

Voordat we een flexpool nader definiëren, laten we eerst de verschillende niveaus van flexibiliteit bekijken. Consultancybureau Accenture heeft een heldere opzet gemaakt, die we graag als basis gebruiken. De mate van flexibiliteit wordt bepaald door het soort werk. Niet elk werk is namelijk gemakkelijk uit te voeren door iemand die nog nooit voor jou heeft gewerkt.

From legacy models to a corporate marketplace (Bron: Accenture)

Op de linkeras zie je onderaan Role-based work. Dit zijn werkzaamheden die om een specifieke rol vragen en dus niet niet gemakkelijk uit te besteden zijn. Denk aan managers, maar ook een chef kok of een accountant. Links bovenaan staat Task-based work. Dit zijn werkzaamheden die taakgestuurd en meer repetitief van aard zijn. Deze kunnen gemakkelijker uitbesteed worden aan externe medewerkers. Denk aan taxichauffeurs, kelners of verzorgend personeel.

ING heeft in een recent rapport een eigen overzicht samengesteld van beroepen die wel of niet geschikt zijn voor de platformeconomie en daarmee een flexpool.

Nog even terug naar de figuur van Accenture. We zien daar een aantal groene bollen, die een toenemende mate van flexibiliteit impliceren. De eerste drie groepen medewerkers zijn onderdeel van het interne personeelsbestand van een werkgever. Deze worden dus niet via een arbeidsbemiddelaar of uitzendbureau geleverd:

• Een vast kernteam van fulltime medewerkers met vaste rollen;
• Een vloeibaar team van fulltime en parttime medewerkers;
• Een interne talent pool van medewerkers die on demand op verschillende rollen en projecten kunnen worden ingezet. Je creëert in feite je eigen interne ‘uitzendbureau’. Dit zie je bijvoorbeeld veel bij zorgorganisaties, zij werken vaak met interne flexbureaus.

De 4e groep wordt geleverd door jou: een arbeidsbemiddelaar of uitzendbureau:

• Een externe pool van flexibele krachten. Je levert uitzendkrachten of freelancers om specifieke werkzaamheden te vervullen. Vaak om gaten in roosters of gehele vacatures in te vullen;
• Tenslotte zijn er de online platforms zoals Temper, UberEats en sinds kort L1NDA Connect. Deze richten zich vooral op last minute hulpkrachten voor werkzaamheden die herhalend van aard zijn. En dus relatief eenvoudig zijn voor een uitzendkracht of freelancer om uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan schoonmakers, kelners, barpersoneel, chauffeurs en vakkenvullers.

Onze definitie van een flexpool

In dit artikel richten we ons op de externe flexpool die jij als uitzendbureau of bemiddelaar levert. We hanteren de volgende definitie:

“Een flexpool is een groep uitzendkrachten of freelancers die een intermediair op contractuele basis beschikbaar stelt aan verschillende opdrachtgevers.”

Het intermediair kan verschillende vormen hebben: een uitzendbureau, een arbeidsbemiddelingsbureau of een online platform. Daarmee heeft de flexpool een duidelijke plek in de driehoeksverhouding tussen opdrachtgevers, opdrachtnemers en het intermediair. Kandidaten met de juiste vaardigheden staan klaar om ingezet te worden bij verschillende opdrachtgevers. En dat gebeurt op contractuele basis en dus niet in loondienst van de opdrachtgever.

De omvang van de Nederlandse flexmarkt

Hoe groot is deze markt? Volgens het CBS is Nederland kampioen flexwerken. Het aantal uitzendkrachten of freelancers in vijftien jaar gegroeid van een miljoen naar ruim 1,9 miljoen. Vooral jongeren werken steeds meer vaker op basis van een flexcontract. Let wel: de definitie van een flexcontract is hier breder dan onze van een flexpool. De CBS definitie bevat ook medewerkers die met een tijdelijk contract of op oproepbasis op de loonlijst van een werkgever staan. Toch is ook dit een vorm van flexibel werk. Naast al deze tijdelijke contracten en werkzaamheden op uitzendbasis, zijn er nog ruim 1,4 miljoen freelancers of zzp’ers. Nederland staat met dit alles in de top 5 van Europa:

De verwachte impact van de platformeconomie op de omvang van de markt is enorm. Maar daarover straks meer.

WAAROM EEN FLEXPOOL AANBIEDEN ALS INTERMEDIAIR?

Het belang van een flexpool

We hebben het tot dusver gehad over het toenemende belang van flexibele krachten. Ben je nog niet overtuigd zijn van de impact van de veranderende arbeidsmarkt? Dan zetten we graag vier redenen op een rij waarom wij denken dat je als arbeidsbemiddelaar of uitzendbureau niet meer zonder kunt:

1. De markt verandert structureel. De flexibilisering van arbeid is niet meer te stoppen. En de rol van intermediairs en platforms wordt almaar groter om mensen te matchen met werkzaamheden. De flexpool-markt zal veel harder groeien dan het detacheren en langer plaatsen van kandidaten. Vergeet overigens niet het hard groeiende aantal aan freelancers en zzp’ers in Nederland;
2. Het traditioneel matchen, detacheren of vullen van vacatures verschuift naar online. Met als gevolg dat de bijbehorende marges verder onder druk komen te staan. Ook hier groeit de impact van technologie en vindt de matching in toenemende mate digitaal en geautomatiseerd plaats. Opdrachtgevers hebben meer en betere tools tot hun beschikking om zelf kandidaten te vinden en andersom. Als kandidaat kun je tegenwoordig gemakkelijk via Indeed een baan vinden, of je online inschrijven bij uitzendbureaus;
3. De mogelijkheid om extra omzet te genereren. Een flexpool biedt kansen om nieuwe klanten binnen te halen en om nieuwe bronnen van inkomsten aan te boren. Als je tot dusver enkel gericht bent op langere plaatsingen, dan is een flexpool een aanvulling op je verdienmodel. Natuurlijk is het leveren van personeel op korte termijn voor korte klussen een heel ander operationeel model dan het detacheren van een kandidaat. Maar de marges liggen ook hoger. Een opdrachtgever die dringend openstaande diensten heeft te vullen, is bereid om meer te betalen;
4. De dreiging van de platformeconomie is reëel. Steeds meer werkzaamheden verschuiven naar online platforms en als uitzendbureau of arbeidsbemiddelaar heb je een keuze: doe je mee of blijf je op dezelfde voet doorgaan?

Meer weten? Lees hier de blogpost over het belang van een flexpool.

JE FLEXPOOL OPBOUWEN

Waar vind je de eerste uitzendkrachten of freelancers?

Okay, je hebt de knoop doorgehakt om een flexpool te gaan opbouwen. Maar hoe doe je dat? En waar vind je de kandidaten? Het werven van kandidaten kan op verschillende manieren. En via verschillende fysieke of online kanalen.

Vier tips bij het werven van kandidaten:

1. Voordat je daadwerkelijk op zoek gaat naar uitzendkrachten of freelancers, is het goed om eerst na te denken over het profiel van je ideale flexkracht. En natuurlijk welk soort opdrachtgevers die je wilt gaan bedienen. Kruip in het hoofd van je klant en bepaal je buyer persona, voor zowel de opdrachtgevers als kandidaten. We richten ons voor nu even op de kandidaat. Wat houdt hen bezig? Welke media consumeren ze? Waar kom je ze tegen in de online en offline wereld? Richt je je op mensen die nu al als freelancer werkzaam zijn? Of richt juist op mensen die nu nog een vaste baan hebben, of werk zoeken? Dat maakt nogal iets uit in je communicatieboodschappen en de kanalen die je kunt inzetten;
2. Wat je ook doet, begin klein en focus. Bouw niet een pool met veel verschillende functies tegelijk. Elke functie heeft namelijk een eigen buyer persona. En deze dien je waarschijnlijk allemaal op een andere manier te vinden en overtuigen. Ook het matchen met opdrachtgevers lastig, in het geval van meerdere functies. Voor elke gevraagde functie dien je een beschikbare en geschikte kandidaat te hebben. Kun je niet leveren, dan is de kans klein dat de opdrachtgever nog een keer bij je terug komt. Als je vanaf het begin duidelijk maakt dat je bijvoorbeeld enkel Verzorgende Individuele Gezondheidszorg (Verzorgende IG) levert, dan weet je opdrachtgever wat hij kan verwachten en hoef jij enkel deze kandidaten te werven. Daarna kun je altijd uitbreiden;
3. Kies en test verschillende communicatiekanalen. Maak eerst een lijst van de verschillende traction channels: de activiteiten en kanalen die je kunt inzetten voor het vinden van kandidaten. Ga je een Facebook campagne starten? Vraag je bestaande medewerkers om nieuwe kandidaten aan te leveren? Of breng je een bezoek aan een evenement waar veel van je ideale kandidaten te vinden zijn. Test snel verschillende kanalen en bedenk vooraf wanneer een test geslaagd is. Een campagne op Facebook kun je relatief snel en eenvoudig lanceren en een week laten draaien. Wat wil je er uit halen? Ga een kanaal pas opschalen als het naar behoren werkt. Dat is ook het moment om dat activiteiten verder te optimaliseren. De eerste Facebook advertentie hoeft niet perfect te zijn. Maar naderhand zie je vast mogelijkheden om de advertentie zelf, de doelgroep selectie of juist de pagina van je website waar mensen zich aanmelden te verbeteren;
4. Tenslotte dit: het belang van doorverwijzingen. Als je al een flexpool hebt, of een kandidaten die je nu al voor langere tijd plaatst bij opdrachtgevers, start dan met deze mensen. Het is veel om zo nieuwe kandidaten te vinden, dan dat je vanaf nul begint. Hoe? Durf het allereerst te vragen. Vraag je mensen of zij nog andere kandidaten kennen die het ook leuk vinden om in de Zorg, Horeca, etc. te werken via een jouw bureau. Eventueel kun je daar een aanbrengvergoeding tegenover stellen. Een soort eenmalige of terugkerende cash bonus. Dit werkt goed voor veel van onze klanten. Ze geven vaak een eenmalige bonus wanneer de nieuwe kandidaat een minimaal aantal uren heeft gewerkt.

Wat is je toegevoegde waarde als bureau?

Voordat je nieuwe kandidaten benadert is het van belang om te bedenken hoe jouw bureau zich onderscheidt van anderen. Wat ga je uitzendkrachten of freelancers bieden? En hoe is dit anders of beter dan bij andere bureaus? Heb je leukere opdrachtgevers? Bied je extra administratieve ondersteuning? Help je hen om freelancer te worden? Ben je flexibeler in de planning? Of ben jij degene die goede, gedegen opleidingen biedt? Kies een duidelijke positionering. Daar hoort ook bij dat je bedenkt wat je vooral niet doet of wie je niet wilt zijn. Je kunt niet alles voor iedereen zijn. Als je iedereen als kandidaat wilt, heb je uiteindelijk niemand als kandidaat.

Kies dus een onderscheidend vermogen. Zeker met het oog op de platformeconomie. De nieuwe online spelers hebben ook een eigen positionering. En is er natuurlijk overlap en concurrentie met jou als bemiddelaar. Maar ook zij kunnen en willen niet elke kandidaat of opdrachtgever bedienen. Niet iedereen wil via een onpersoonlijke website of app aan het werk. En niet iedereen wil routinematige werkzaamheden verrichten. Sommige kandidaten verlangen naar een persoonlijk contact, begeleiding of ontwikkeling.

Een eerder rapport van ING geeft een helder overzicht van de vergelijking tussen de flexbranche en de online platforms:

Vergelijking flexbranche en online platforms (Bron: ING)

De kansen voor jou als bureau liggen in een meer persoonlijke aanpak. Waar je zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer centraal stelt. De tijd dat je een kandidaat ziet als een middel om een doel te bereiken is echt voorbij. Ook je uitzendkrachten en freelancers zijn je klant. Klanten die je met een aantrekkelijke propositie dient te verleiden om via jouw bureau aan de slag te gaan. En te blijven.

Daarnaast zijn er kansen in een lokale aanpak en je eigen lokale netwerk. De grotere en onpersoonlijke online platforms hebben geen diepe wortels in de lokale gemeenschap en kunnen moeilijk persoonlijke relaties met opdrachtgevers aangaan. Daar is hun verdienmodel niet op gericht. Ook heb jij als uitzendbureau of arbeidsbemiddelaar meer kennis van de regelgeving. En heb je meer mogelijkheden om de opdrachtgever en opdrachtnemer te ontzorgen. 

JE FLEXPOOL VERDER UITBREIDEN

Waar moet je allemaal op letten?

Stel, je hebt je eerste kandidaten gevonden en ze naar tevredenheid plaatst bij opdrachtgevers. Dan bestaat de kans dat een opdrachtgever jou vaker om hulp vraagt. Oftewel, je dient je flexpool uit te breiden met meer kandidaten. Waar moet je dan op letten?

Natuurlijk begin je met het intensiveren van je werving. Het is verstandig dat je tegen deze tijd al goed weet welk kanaal het beste werkt en zo op een redelijk voorspelbare manier een gestaag aantal nieuwe kandidaten kan aantrekken. Maar er is meer waar je aan moet denken.

• Verbreding van je aanbod. Ga je ook kandidaten met andere functies en vaardigheden aanbieden dan je tot dusver deed? Denk hier goed over na. Zoals eerder aangegeven, dien je voor elke gevraagde functie een of meerdere geschikte kandidaten beschikbaar te hebben. Kun je niet leveren, dan is de kans kleiner dat de opdrachtgever nog een keer bij je terug komt. Ga dus niet te snel te breed en houd in het begin je focus.
• In hoeverre garandeer je levering? Wees eerlijk tegen je opdrachtgevers. Leg uit waar je als bureau staat in je ontwikkeling. Als zij weten dat je groeiende en druk aan het werven bent, dan is er ook meer begrip als je een keer niet tijdig een kandidaat kan leveren. Helaas zetten opdrachtgevers openstaande diensten vaak uit bij meerdere bureaus tegelijk, zodat zij meer kans hebben dat een dienst gevuld wordt. Voor jou betekent dit dat je direct concurreert met anderen. Hoe betrouwbaarder en sneller jij kan leveren, hoe vaker je gevraagd wordt. En hoe meer kans je krijgt om exclusiviteit af te spreken.
• Hoe houd je vraag en aanbod in balans? Hoe meer uitzendkrachten of freelancers je hebt, hoe meer opdrachten je aankunt. Hoe meer opdrachten je invult, hoe meer vraag er ontstaat. Het balanceren van vraag en aanbod is een blijvende taak en enorm moeilijk. Alle online marktplaatsen stoeien ermee. Marktplaatsen als Ploy (van Randstad) en Pack (van Brunel) hebben het in Nederland niet gered. De grote jongens als Uber hebben het inmiddels goed onder de knie. Als je een taxi nodig hebt, staat er binnen een paar minuten een auto voor je neus. Maar veel jonge en beginnende marktplaatsen zijn hier nog lang niet en maken veel kosten om vraag en aanbod in balans te houden. Vaak is er een uitdaging aan een kant. En juist minder aan de andere kant. Dat geldt ook voor jou als bureau. In de Zorg en Horeca zijn bijvoorbeeld enorme tekorten aan werknemers. Vraag is er dus volop en het is niet heel moeilijk om opdrachtgevers binnen te halen. Maar het vinden van geschikte kandidaten is een stuk moeilijker. Hoe meer je groeit, hoe groter dit probleem wordt. Idealiter maak je een overeenkomst met een opdrachtgever voor het leveren van een vast aantal kandidaten voor een bepaalde periode. Dat geeft je meer zekerheid en tijd voor een goede voorbereiding.
• Voorkom verloop en houd de achterdeur dicht. Het allerbelangrijkste is dat je voorkomt dat je bestaande mensen weglopen. Dan zijn al je activiteiten om nieuwe uitzendkrachten en freelancers te werven tevergeefs. Uit een onderzoek van Timing onder 1.300 flexkrachten is gebleken dat waardering een belangrijke rol speelt bij het binden van kandidaten. Spreek je waardering eens wat vaker uit en geef je mensen positieve feedback. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat de helft van de uitzendkrachten of freelancers vindt dat ze niet genoeg kansen krijgen zich verder te ontwikkelen.

Meer weten? Lees ook onze aparte blog post over het groeien van je flexpool.

Als je je flexpool goed weet te managen krijg je daar betrokkenheid voor terug, van je flexkracht maar ook van de opdrachtgevers. Opdrachtgevers zien een flexpool – of breder zelfs: een uitzendbureau – vaak als een tussenoplossing. Maar dat is het steeds minder. Benader je kandidaten dan ook niet op die manier. Ga verder dan het alleen doorschuiven van kandidaten. Denk na over over hun persoonlijke ontwikkeling en neem administratie taken uit handen. Heb je last van een hoog verloop van je flexkracht? Dit is wat je eraan kunt doen.

Hoe meet je succes?

Welke Key Performance Indicatoren (KPIs) hanteer je? Oftewel, wat meet je op operationeel en financieel vlak om je voortgang en groei bij te houden?

Veel gebruikte indicatoren zijn:

• Dekkingsgraad: hoeveel van de gevraagde diensten kun je invullen en hoeveel krijg je niet gevuld? Oftewel: het aantal gevraagde uren versus het aantal geleverde uren;
• Gemiddeld aantal uren per kandidaat: elke kandidaat heeft verwachtingen van de uren die hij of zij via jouw bureau kan werken. Als je te weinig uren per kandidaat levert - of de spreiding is niet eerlijk verdeeld - dan bestaat de kans dat kandidaten afhaken en hun heil elders gaan zoeken;
• Aantal actieve versus inactieve kandidaten: net als de vorige maatstaf is dit een manier om te zorgen dat je uitzendkrachten of freelancers voldoende aan het werk zijn. En dus niet te snel genegen zijn om naar andere bureaus over te stappen.

Wanneer maak je aanpassingen in je operatie?

Leuk die groei van je bedrijf. Hoe behoud je de persoonlijke touch in een groeiende organisatie? Het je ook meer ondersteunend personeel nodig? Wanneer ga je meer automatiseren? Allemaal vragen waar je over moet nadenken bij een groeiende organisatie. In het begin kun je vast nog wel alles zonder automatisering in je eentje redden. En misschien draai je zelf ook nog wat openstaande diensten mee, om te kunnen blijven leveren. Maar hoe meer je groeit, hoe belangrijker het wordt om processen te automatiseren. De belangrijkste werkprocessen zijn:

• Werving en selectie: online wervingscampagnes zijn gemakkelijk op te schalen en automatiseren. Kijk echter ook of je de selectie van kandidaten deels kan automatiseren. Bijvoorbeeld door de kandidaten eerst een aantal vragen te laten beantwoorden in een formulier, alvorens je een gesprek aangaat. Of door te eisen dat ze minimaal een of twee referenties aanleveren. Daarmee scheid je het kaf van het koren en blijven alleen de goede kandidaten over. Er zijn voldoende online tools om kandidaten door een funnel te laten gaan. Denk aan Homerun, Recruitee of Otys.
• Planning: bij een kleine flexpool kun je waarschijnlijk prima uit de voeten met Excel en WhatsApp. Daarmee vraag je de beschikbaarheid van kandidaten op informeer je ze over aanstaande opdrachten. Dit is overigens niet de meest ideale ervaring voor de kandidaat, maar dat terzijde. Als je meer uren gaat wegzetten, heb je ook meer automatisering nodig. In onze ervaring kan automatisering van je planning al nuttig zijn bij een pool vanaf zo’n 10 tot 15 kandidaten. Dan zet je al gauw tientallen diensten per week weg en lopen je Excel-sheet en WhatsApp groepen over. En je hoofd ook… Er zijn diverse planning softwarepakketten op de markt. De meesten zijn gericht op het plannen van je eigen personeel op 1 locatie (bijvoorbeeld in je eigen fabriek of restaurant). Denk aan een pakket als L1NDA. Anderen zoals Paralax zijn speciaal gemaakt voor uitzendbureaus, die vooral langere plaatsingen willen verwerken. Wij bij clevergig richten ons specifiek op het vullen van dagdiensten voor flexpools van uitzendbureaus en arbeidsbemiddelaars.
• Verloning en facturatie: hoe groter je flexpool, hoe meer uren je invult. En hoe meer administratieve werkzaamheden en bijbehorende verantwoordelijken je krijgt. Dit wil je vanaf dag 1 goed geregeld hebben. Je kunt het zelf doen door gebruik te maken van back-office software zoals Helloflex of Tigris. Of je kiest voor het uitbesteden van deze werkzaamheden en risico’s naar een payroller of je boekhouder. De applicaties van Helloflex, een aanbieder van back office software voor uitzendbureaus

CONCLUSIE EN VOORUITBLIK

Wat betekent dit alles voor jou?

Een flexpool biedt een structurele oplossing voor een steeds groter wordend probleem in onze arbeidsmarkt. Mits je goed met je uitzendkrachten of freelancers omgaat. Immers, als je je mensen goed behandeld, dan ze echt betrokken bij hun werk. Dit zie je weer terug in de kwaliteit van hun werk en de loyaliteit naar jou als bureau. In deze tijden van een (veel) te krappe arbeidsmarkt, is het dus maar beter je mensen te koesteren dan om op zoek te moeten gaan naar nieuwe uitzendkrachten of freelancers. Maar wat kunnen we verwachten voor de nabije toekomst?

Wat is de toekomst van flexwerk?

Concrete, cijfermatige toekomstvoorspellingen zijn in Nederland moeilijk te vinden. Hoe onze kinderen straks hun werk zoeken en vinden? Geen idee. Een ding is zeker: de hang naar vrijheid en flexibiliteit zal alleen maar toenemen. Zo fluisterde iemand van een grote uitzendketen ons toe dat in 2030 vaste contracten misschien wel helemaal zijn verdwenen. Of dat waar is zullen we zien. Zeker is dat de markt aan het ‘ver-Uberen’ is.

Natuurlijk moeten we voorzichtig zijn met uitspraken over de toekomst van flexwerk. De huidige groeipercentages zijn onhoudbaar. Om een voorbeeld te geven: als de huidige groei van Uber-chauffeurs onverminderd doorgaat, zou elke Amerikaanse werknemer over vijf jaar een Uber-chauffeur zijn. Dat lijkt ons niet erg waarschijnlijk. Zeker is dat de platformeconomie een fundamentele verschuiving teweeg heeft gebracht in de manier waarop werk wordt uitgevoerd. En op de relatie tussen werknemers en bedrijven. Oude vertrouwde concepten als banen, werkgevers en lonen krijgen nieuwe betekenissen.

Impact op jou als arbeidsbemiddelaar of uitzender

Wat betekent dit alles voor jou? Een recente studie van ING laat zien dat tussen de 20% en 70% van de uitzendmarkt de komende jaren zal verschuiven naar platformen. Het behoudende scenario (20% verschuiving) kenmerkt zich met name door beperkte juridische ruimte vanuit de overheid. In het extreme scenario biedt de overheid veel ruimte voor zzp-contracten. “Het vinden van mensen gaat snel, platformen geven een voldoende beeld van de kwaliteiten van mensen om ze niet persoonlijk te hoeven zien, en de administratieve afhandeling verloopt heel soepel.”

Aan jou dus de keuze. Beweeg je mee of houd je vast aan je huidige verdienmodel en werkwijze? Of wordt je zelf juist een speler in de platformeconomie, ook als is het een kleinere, lokale speler? De ING geeft aan dat de flexbranche verder moet digitaliseren en ‘platformiseren’. Wij zijn het daar roerend mee eens. Het is onze missie om jou als uitzender en arbeidsbemiddelaar deze stap naar de nieuwe werkelijkheid te laten zetten. Om zo je voortbestaan en verdere groei te realiseren.

Laat van je horen en geef in de comments aan hoe jouw bureau omgaat met de veranderende arbeidsmarkt.