In deze blogpost gaan we jou 5 redenen geven waarom wij vinden dat jij Excel niet meer mag gebruiken. Voor ad hoc personeelsplanning dan. Er zijn op menig kantoor beeldschermen gesneuveld door Excel. Als je weet wat je doet kan het erg handig zijn. Maar als je niet de handigheden snapt van het product raak je snel de weg kwijt. En gefrustreerd.
Laten we ook meteen zeggen: wij gebruiken Excel natuurlijk ook (tenminste, Google Sheets). Voor lastige berekeningen, cashflow planning, KPI's te berekenen. Excel heeft absoluut zijn plek. Ieder bedrijf heeft wel een plekje waar het gebruikt wordt. Maar als je Excel voor ad hoc planning gebruikt doe je jezelf tekort. Sterker nog, overmatig Excel gebruik kan leiden tot plannings-falen. Waarom dan? Dat gaan we je uitleggen.
Een Excel sheet is nooit up to date
Het is natuurlijk gek om te zeggen dat een Excel sheet nooit op to date is. Als jij bezig bent met ad hoc planning dan begrijp je wat we bedoelen. On-demand betekent snel schakelen, veel veranderingen en onder anderen een grote flexpool. Je kunt je voorstellen dat op het moment dat je een dienst vastlegt hij al niet meer klopt. Je wisselt ook wel eens diensten en opdrachtgevers vragen veranderingen door. Heb je die laatste aanpassing wel gedaan? Je wilt iets wat altijd de juiste versie van de werkelijkheid laat zien. Iets waar je op kunt vertrouwen.
Excel begrijpt je probleem niet
Excel is maar software, dat snappen wij ook wel. Er zijn in on-demand planning een aantal dingen die je wel mag verwachten van je software. Jouw taak (als je een planner bent) is om bliksemsnel de juiste persoon op de juiste dienst te plannen. Het probleem is dat Excel niet snapt dat één persoon niet dubbel gepland kan worden op dezelfde tijd. Hij zal geen foutmeldingen geven als iemand heeft aangeven niet te willen werken. Dat bedoelen we met begrijpen. Het liefst wil je software die je gedachten leest. Maar iets wat beter met je meedenkt dan Excel zou fijn zijn.
Grotere volumes = geen overzicht
Voor een bepaalde grootte van ad hoc planning is Excel afdoende. Wij denken tot zo'n 30-40 diensten per maand dat je prima af bent met Excel. Maar wanneer je echt grotere volumes begint te krijgen gaat het in de weg zitten. Je verliest echt overzicht, en dat is nou juist essentieel in plannen. Je moet eindeloos scrollen en zoeken om de info te vinden die je zoekt. Opzoeken gaat dan meer tijd kosten dan aanpassen of communiceren. En dat is niet goed.
Samenwerken werkt niet
Excel is niet gemaakt om samen te werken. Je werkt met verschillende versies op je computer. Die deel je met medewerkers en misschien met klanten. En dan krijg je aanpassingen terug. Welke zijn nou doorgevoerd? Welke niet? Niemand weet het, jij ook niet. Kortom, samenwerken vraagt niet om Excel. Daar is het niet flexibel genoeg voor. Hierdoor kunnen belangrijke updates tussen wal en schip komen. In de business van personeelsplanning kan dat mankracht en (veel) geld kosten.
Waardevolle data raakt kwijt
We weten natuurlijk niet of het jou wel eens overkomen is, en we hopen van harte van niet. Maar wanneer een vol Excel sheet crasht of beschadigd raakt en je hebt geen backup... Dan ben je ver van huis. De kans hierop is misschien niet groot denk je bij jezelf. Toch als het wel gebeurt ben je echt het bokje.
Durf jij je goede oude Excel los te laten?
Je leest het. Echt - wij zijn dol op Excel. Excel is perfect voor vastlegging en analyse van informatie. Je kunt er mooie staafdiagrammen mee maken. Zodra het gaat om interactie, communicatie en schaal gaat het verkeerd. Dan begint Excel sterk tegen te vallen. Dan gaat het zelfs tegen je werken. Ad hoc planning vraagt om zo veel meer dan wat Excel in zicht heeft. Kijk kritisch naar je eigen Excel gebruik binnen je bedrijf. Gebruik je Excel voor complexe analyses en staafdiagrammen? Gebruik je het ook om personeel "snel" op de juiste plek te krijgen? Dan doe je jezelf tekort. Er zijn veel betere manieren. Als je de rekensom maakt hoeveel energie het kost om te werken met Excel kan de keuze eenvoudig zijn.
Waag jij de sprong?
OPMERKINGEN