Bring at Work: lagere foutenmarge en meer ploegendiensten met clevergig

Bring at Work is een van onze klanten die samenwerkt met een grote verscheidenheid aan bedrijven en freelancers. Van kinderopvang tot beveiliging en financiën, het agentschap biedt ze allemaal de juiste match. Die matches zijn gemaakt door een aantal inspirerende mensen, waaronder Britt en haar moeder Ingrid, die het bedrijf 11 jaar geleden samen hebben opgericht. We hadden het geluk om Britt en haar collega Elles, een planner voor kinderopvang binnen het bedrijf, te spreken om te vragen hoe clevergig hen helpt om vraag en aanbod bij elkaar te brengen in de freelancewereld.

Over Bring at Work

Bring at Work is een uitzend-, wervings- en selectiebureau dat actief is in verschillende sectoren. De naam is geïnspireerd op de twee oprichters, Britt en Ingrid. 'Bri' plus 'Ing' werden 'Bring' en 'at Work' omdat het bedrijf mensen aan het werk krijgt. Wat het bedrijf bijzonder maakt, is hun vermogen om verder te kijken dan organisaties en cv's. Ze streven ernaar om elk bedrijf en elke freelancer beter te leren kennen voordat er een definitieve match gemaakt kan worden. We begonnen het interview met een van de oprichters, Britt. Ze vertelde ons meer over haar rol bij het bureau en hoe het werkt bij Bring at Work:

Je hebt Bring at Work samen met je moeder opgericht. Kun je ons meer vertellen over wat Bring at Work doet en wat jouw rol is?

Ik heb Bring at Work samen met mijn moeder opgericht 11 jaar geleden. We wilden mensen helpen om samen werk te vinden. Ik ben nu de directeur, een belangrijke aandeelhouder van de organisatie. Ik voel me meer als een aanhanger van de mensen die hier werken. Zodat iedereen zijn werk goed kan doen. We werken veel in de gezondheidszorg, welzijn en kinderopvang. Je moet denken dat we flexpools beheren die op 250 locaties kunnen worden ingezet. Iedereen werkt op verschillende uren en op verschillende locaties, de hele dag door. clevergig maakt het supereenvoudig om de communicatie over deze diensten te stroomlijnen. Je merkt dat er veel minder miscommunicatie is. We gebruiken clevergig nu al 3-4 jaar. Daarvoor had ik ook met Michel (CEO en voormalig eigenaar van clevergig) gesproken en nagedacht over de vraag of clevergig het juiste systeem voor ons was. Maar op dat moment voldeed het niet helemaal aan onze behoeften. Toch hebben we het gesprek voortgezet, zijn we een paar keer gaan zitten en waren uiteindelijk overtuigd om clevergig te gaan gebruiken. Het systeem was op dat moment ook klaar om met ons samen te werken. Het had genoeg functies om klanten te werven.

Hoe werkte het voordat je clevergig begon te gebruiken? Met welke uitdagingen werd je geconfronteerd?

We hebben altijd via Excel gewerkt. Ik denk zoals veel agentschappen dat doen voordat ze een planningssysteem gaan gebruiken. Daar hadden we een paar opties voor. In de horeca werkten we meestal met Dropbox of Cloud om toegang te bieden tot het actuele schema. Iedereen werkte op één locatie, dus het was voor iedereen duidelijk. In de gezondheidszorg ontvingen mensen hun diensten via e-mail en WhatsApp. Bevestigingen gingen altijd via e-mail. Planning met clevergig bespaart ons veel tijd. Want je hoeft niet 100 keer te bevestigen, en je weet zeker dat flexwerkers weten waar en wanneer ze moeten werken. Ze hebben de shift zelf geaccepteerd door erop te klikken, zodat ze niet kunnen zeggen 'Ik wilde daar niet werken'.

Heeft clevergig jou ook geholpen om te groeien?

Ik denk niet dat het eerste jaar voor onmiddellijke groei zorgde. We zijn in eerste instantie begonnen met de kinderopvang in Clevergig. En dat was altijd een heel groot zwembad. Ik kan geen uitspraak doen over het groeipercentage. Pas toen we besloten om ook de gezondheidszorg te integreren, merkten we dat de gezondheidszorg veel sneller kon worden gepland, waardoor we veel meer werk aankonden. We konden zo snel reageren dat klanten versteld stonden van onze reactietijd. Klanten begonnen dus eerder diensten bij ons aan te vragen omdat we de diensten snel hadden gevuld. Met clevergig is alles snel en hebben we heel weinig foutmarge.

Je zei dat clevergig in het begin niet over alle functies beschikte. Wat waren dit?

Dat is lang geleden, maar we bleven gesprekken voeren met Michel, en hij luisterde echt naar onze wensen. Hij nam veel tips mee en ik vond het een goed systeem. Ik heb uiteindelijk ook mensen naar hem doorverwezen. Op dat moment was het gewoon niet de juiste keuze voor ons.

U zei dat Clevergig echt heeft geluisterd naar de punten die u naar voren hebt gebracht. Toen je die groei zag en hoe een bedrijf naar je luistert, wat vond je ervan?

Als je nog geen klant bent, denk je er niet veel over na. Maar nu we klant zijn, vinden we het belangrijk dat er naar ons wordt geluisterd. Je geeft aan dat iets niet naar behoren werkt en na een gesprek hoor je: 'We verwachten dat dit binnen 5-6 weken geïntegreerd is. ' Dan je voelt je serieus genomen door het bedrijf. Je kunt eenvoudig verbeteringen aangeven via het platform of het klantensuccesteam mailen, het is fijn dat deze optie beschikbaar is. We hebben nu bijvoorbeeld ook facturatie vanaf het begin geïmplementeerd.

Wat zijn de onverwachte voordelen van de overstap van Excel en WhatsApp naar clevergig?

Er is een lagere foutmarge. Je merkt dat mensen veel minder vaak op de verkeerde locatie zijn. Ook minder kans dat ze niet komen opdagen voor een shift omdat ze de shift zelf hebben geaccepteerd. Ik merk dat we meer ploegen kunnen vervullen en daardoor kunnen groeien.

Wat was de reactie van de flexpool toen je Clevergig aan hen voorstelde?

90% vond het supergemakkelijk om mee te werken. Er zijn altijd mensen die zich minder goed kunnen aanpassen, maar dat zijn vaak mensen die geen smartphone hebben of het zelfs moeilijk vinden om met e-mail te werken. Het duurt iets langer om die mensen goed te integreren. Nu gebruikt 99% van de flexpool de app.

We wilden ook iemand spreken die dagelijks rechtstreeks met clevergig werkt. Elles maakte een carrièreswitch en solliciteerde naar een managerfunctie bij Bring at Work na 23 jaar in de kinderopvang te hebben gewerkt. Aangezien de rol binnen het management van de kinderopvang lag, was Elles meteen een match. We stelden haar een paar vragen over het werk van een planner die elke dag met clevergig werkt:

Wat dacht je toen je zag hoe een plannerdag eruitziet?

Ik dacht 'Wauw, wat geweldig. ' Omdat ik al zo lang in de kinderopvang heb gewerkt en ook wist waar kinderopvangorganisaties mee te maken hebben, wilde ik die problemen voor hen oplossen. Werken met clevergig leek ook zo makkelijk dat ik het moest kunnen. Als kinderen dat kunnen, dan kan ik dat ook.

Wat heeft Clevergig gedaan om je werkdruk te verlichten?

Het is makkelijk om mee te werken. Ik hoef niet 10 keer te klikken; na twee keer klikken heb ik al een taak voltooid. Het is heel gemakkelijk om dingen uit te zoeken en uit te zoeken. We zijn nu ook begonnen met factureren. Ik zie het ook in de facturatie: je klikt op een naam en ziet meteen wat er uitkomt. Dat werkt het beste voor alle partijen. Het werkt ook goed voor medewerkers in de kinderopvang, die alles meteen kunnen zien. Ik ben er blij mee.

Britt zei dat er sinds Clevergig groei is geweest. Welke groei heb je doorgemaakt?

Dat we van minder naar meer kinderverzorgers zijn gegaan. We hadden vacatures geplaatst en veel meer kinderopvangmedewerkers reageerden. Het is leuk dat je in clevergig kunt zien hoeveel ploegen je per week hebt vervuld. Het is een soort sport om de laatste diensten door te nemen. We hebben echt veel meer kinderopvangmedewerkers in dienst.

Heb je een persoonlijk dossier? Hoeveel ploegen heb je bijvoorbeeld per week vervuld?

Mijn record staat momenteel op 109. Ik hoop dat record nog een of twee keer te breken. Het is gewoon een leuke puzzel om te proberen op te lossen. Ik vind het ook leuk aan clevergig dat je vooruit kunt kijken, maar ook terug als er iets gecontroleerd moet worden met betrekking tot de facturatie of als een medewerker van de kinderopvang een vraag heeft.

Het is geweldig dat je jezelf blijft uitdagen. Ik begrijp waarom ze jou hebben gekozen voor de rol van manager kinderopvang, dat is de geest. Zou je, na je eigen ervaring met clevergig, clevergig aanbevelen?

Ja, zeker. Het is heel toegankelijk. Het is heel eenvoudig, heel goed te doen. Als ik op dit moment iets niet begreep, kon ik het altijd aan mijn andere collega vragen. Je kunt niet echt iets verkeerd doen. En als je iets verkeerd doet, heeft dat niet echt gevolgen. Als ik bijvoorbeeld een shift inplan en de tijden kloppen niet, dan ziet een medewerker van de kinderopvang dat ook. Ze kunnen me dan waarschuwen dat de tijden niet kloppen en me vragen deze aan te passen. We sturen altijd een overzicht van het rooster voor de volgende week naar het kinderdagverblijf, ze controleren dat en ze kunnen me ook waarschuwen voor eventuele fouten. Ik vind het erg prettig om mee te werken.

‍

Bedankt, Britt en Elles, dat we je mochten interviewen, en dank aan het hele Bring at Work-team voor de uitnodiging bij jou op kantoor. We vinden het altijd leuk om onze klanten persoonlijk te zien en te horen over hun groei en ontwikkelingen met clevergig. Lagere foutmarge, meer ploegen invullen, kortere responstijden, wat leidt tot meer diensten waar klanten om vragen... We zijn blij dat clevergig je blijft helpen om op zoveel verschillende manieren te groeien. We wensen je veel succes met je werk en hopen je over een jaar weer te zien voor een interview over facturatie!

‍