Bemiddelingsbureau starten: de ultieme gids

De dag is gekomen. Je gedachten over het starten van een bemiddelingsbureau zijn getransformeerd in een doel dat je na wilt streven. Er zijn zoveel verschillende dingen waar je op moet letten. Zoveel regels, zoveel dat je moet doen voordat je investeringen resulteren in een winstgevende onderneming. Waar ga je van start? Het is gemakkelijk om te verdwalen tussen alle blogs en artikelen over het starten van een eigen bureau. Daarom hebben we geprobeerd alles voor je op een rijtje te zetten in deze gids.

Voor degenen die ons niet zo goed kennen: wij zijn clevergig. We helpen uitzend- en bemiddelingsbureaus groeien met behulp van onze software voor flexpoolmanagement, planning, urenregistratie en facturatie.  Dus… Als je je op het punt staat om te starten, ben je nog niet in een fase waarin je ons nodig hebt. Echter heeft onze ervaring met bemiddelingsbureaus door de jaren heen ons een goed idee gegeven van valkuilen die je niet wilt missen bij het starten van je eigen bureau. Je wilt een sterk plan en een heldere strategie hebben om succesvol te worden in deze competitieve omgeving. Dit artikel helpt je daarbij.

Wat is een bemiddelingsbureau en waarom zou je hiermee willen starten?

De eerste stap om met succes een strategie uit te stippelen voor het soort bedrijf dat je gaat starten, is definiëren wat bemiddelingsbureau betekent. Niet voor jou, maar in het algemeen. Sommige mensen hebben een heel beperkt idee van bemiddeling, maar het is een term die van toepassing kan zijn op veel verschillende bedrijven in de meest uiteenlopende branches.

Een bemiddelingsbureau is een bedrijf dat zelfstandige professionals verbindt met bedrijven. Als intermediair houd je je bezig met de werving en selectie van beide kanten. Ze hebben er allebei niet alleen baat bij dat je de juiste match vindt, maar ook dat je een groot deel van hun administratieve verantwoordelijkheden uit handen neemt. Je kunt in veel verschillende branches actief zijn: van zorg, tot bouw, tot onderwijs.

Voordat je aan een businessplan begint, moet je jezelf een aantal vragen stellen:

• Waarom wil je een bemiddelingsbureau starten?
• In welke branche wil je werken?
• Is er ruimte voor een nieuw bureau op die markt?
• Heb jij voldoende ervaring in de betreffende branche?
• Wat maakt jouw bureau bijzonder?

Dit zijn slechts voorbeeldvragen, maar ze zijn nog steeds cruciaal voor je bestaan en het toekomstige succes van je bedrijf.

Beginfase

Jouw bedrijf in kaart

Je bedrijf moet op een strategie worden gebouwd. We weten dat niet veel mensen van structuur en ingewikkelde plannen houden, maar geloof ons, zonder een solide plan is de kans op mislukking zeer groot.

Om een strategie te schrijven, moet je een soort begeleidingsmodel gebruiken. Er zijn veel moeilijke modellen die bijna voor elk bedrijf toegepast kunnen worden. Je bent uiteraard vrij om ze allemaal te gebruiken. Maar bij clevergig houden we van eenvoud. Er is één model dat we voor ons bedrijf hebben gebruikt en we denken dat het het beste model is om te gebruiken bij het starten van een eigen bureau. Met deze template kun je je bedrijfsmodel in één pagina beschrijven, kijk maar zelf.

Business Model Canvas bestaat uit 9 bouwstenen:

1. Customer segments: op welke doelgroepen en klantsegmenten richt je je?
2. Value proposition: Welke toegevoegde waarde bied jij je klant?
3. Customer relationships: Op welke manier heb je contact met de klant? 
4. Channels: Via welke kanalen verkoop je jouw product of dienst?
5. Revenue streams: Hoe verdien je geld? 
6. Key resources: Wat zijn de belangrijkste middelen die nodig zijn om je waardepropositie waar te maken, om je bedrijf te runnen? 
7. Key activities: Wat zijn je belangrijkste werkzaamheden, de activiteiten die je waardepropositie creëren?
8. Partners: Met wie werk je samen om snel te groeien, of om je product te kunnen leveren?
9. Cost structure: Hoe is je kostenstructuur opgebouwd?

In deze blog kun je meer lezen over het model. Om tijd te besparen, kun je ook de video met uitleg van Strategyzer bekijken:

Naam, logo, website, email

Naam

Tegen de tijd dat je actief tijd gaat investeren in je toekomstige bureau, wil je waarschijnlijk iets hebben om al je mappen, bestanden en opgeslagen websiteontwerpen een naam te geven. Je wilt een bedrijfsnaam kiezen. Makkelijk, toch? Dat lijkt misschien, totdat je je realiseert hoeveel er eigenlijk van je bedrijfsnaam af hangt. Je bedrijfsnaam gebruik je als het goed is, de volledige levensduur van je bedrijf. Het is je merk, je identiteit en er gaat veel tijd in zitten om naamsbekendheid op te bouwen. Je bedrijfsnaam moet origineel, kort, leuk en makkelijk te onthouden zijn.

Maar het belangrijkste van alles, de naam moet beschikbaar zijn. Je bedrijfsnaam wordt gebruikt voor je website en Google zoekopdrachten, maar het vinden van een domein dat nog niet in gebruik is, kan een hele uitdaging zijn. Daarom raden we aan om minimaal 5 verschillende namen te kiezen. Hoe? → Maak een mindmap. Schrijf alle woorden op die belangrijk zijn voor je bedrijfsvoering. Kies bijvoeglijke naamwoorden die beschrijven wat jouw bureau speciaal maakt. Benadruk je missie en visie. Geloof ons, als je het allemaal op papier of in een Miro-bord ziet, wordt het zoveel makkelijker om enkele woorden aan elkaar te koppelen en de perfecte naam voor je bureau te bedenken. Deze blog van Foundr heeft ook een heleboel goede tips voor het kiezen van een perfecte naam voor je bedrijf.

Check deze video van Miro om te zien hoe je een mindmap maakt met hun gratis software:

Logo

Als het gaat om het maken van een logo, heb je drie opties:

• Huur een professioneel grafisch ontwerper in. Deze optie houden we kort. Als je geen ontwerper bent, raden we je ten zeerste aan een grafisch ontwerper in te huren om jouw logo en huisstijl voor je te maken. Jouw logo is waar jouw bedrijf visueel door wordt herkend. Het is belangrijk dat het logo foutloos is. Als je zelf geen ontwerpers kent, kun je altijd websites zoals Fiverr of Upwork gebruiken.
• Gebruik een logo-genererende website. Er zijn gratis en betaalde versies. Je kunt deze gebruiken als je niet het budget hebt om een professional in te huren. Houd er rekening mee dat jouw logo niet het meest originele zal zijn, maar het gaat er in ieder geval professioneel uitzien. Hier zijn een paar gratis websites die je kunt proberen:
  looka.com
  www.brandcrowd.com/logo-maker
  placeit.net/logo-maker
• Maak zelf een logo in Canva. Als je zelf al ideeën hebt, kun je het logo schetsen en overzetten naar Canva. Het is het beste gratis online ontwerptool die door iedereen,  zelfs zonder ervaring, kan worden gebruikt. Bekijk deze video over hoe je een logo maakt met Canva.

Website

Als je professioneel wilt overkomen in de ogen van je potentiële flexpool en klantbedrijven, heb je een website nodig, waar ze beiden alle informatie over je bureau kunnen vinden. Je wilt een website die gemakkelijk te navigeren is en die zich onderscheidt van je concurrenten. Hier zijn de mogelijkheden vrij beperkt. Je kunt ofwel een webdesigner inhuren om het voor je te doen, of, als je volledig op je eigen kennis en smaak vertrouwt, zelf een website maken.

• Webflow
• Squarespace
• Wordpress
• Wix
  

Email

Je kunt beginnen met het versturen van e-mails vanuit je persoonlijke e-mail, maar je krijgt veel sneller antwoord en komt veel betrouwbaarder over als je een e-mailadres hebt wat eindigt op '@jebedrijf'. Dit zal de ontvanger ook aangeven dat hun gegevens beschermd zijn. Als je e-mails met een professionele uitstraling wilt versturen, doe je er goed aan een abonnement van Google Workspaces te nemen. Je kunt ook Outlook, iCloud of Yahoo gebruiken, maar de meeste mensen in de bemiddelingsbranche gebruiken Gmail. Dat maakt het de handigste optie. Bekijk hier hoe je jouw zakelijke account kunt instellen in Google.

Tegen die tijd heb je idealiter jouw domeinnaam al geregistreerd en je voor webhosting aangemeld. De stap van je e-mail instellen zou makkelijk moeten zijn als je de instructies volgt. Nadat je e-mail helemaal is ingesteld, vergeet dan niet om een professionele handtekening toe te voegen die je kunt gebruiken voor elke email die je verstuurt. Via deze link kom je bij een instructievideo over hoe je een e-mailhandtekening kan maken in Canva, met gebruik van je eigen logo en merkkleuren.

Het papierwerk

De prognose

Er is veel specifieke wet- en regelgeving waaraan je moet voldoen voordat je een bemiddelingsbureau start. Uiteraard kun je wat informatie bij KVK opvragen en zullen ze je van wat hulpmiddelen voorzien. Het is echter altijd slim om zelf een onderzoek te doen. Je kunt sommige regels immers in jouw voordeel gebruiken.

Als uitzender moet je bijvoorbeeld beslissen of je de verloning wilt uitbesteden of niet. Wil je de verloning in eigen beheer houden, denk dan aan de financiële kant ervan. Dit  betekent dat je te maken krijgt met (soms grillige) klanten, ziekteverzuim en zaken als arbeidsongeschiktheid. Wanneer je toch besluit deze verantwoordelijkheid op je te nemen, dien je allereerst een NEN 4400-1 certificering / SNA-keurmerk te behalen. Hierna kun je aansluiten bij de NBBU of de ABU. Wees voorbereid, je wordt namelijk twee keer per jaar hierop gecontroleerd. Bekijk hoeveel dit je allemaal gaat kosten voordat je een definitieve beslissing neemt. Hoewel het lidmaatschap en certificering prijzig zijn, zullen ze je zeker een concurrentievoordeel opleveren. Hier zijn een paar voorbeelden:

• je straalt betrouwbaarheid en professionaliteit uit
• in heel veel cao’s is het verplicht dat bedrijven alleen met NEN 4400-1 gecertificeerde uitzendbureaus zaken mogen doen
• je toont aan dat je administratie op orde is
• je loopt minder risico op keten- en inlenersaansprakelijkheid
  
  

Modellen in bemiddelings land

Er zijn verschillende modellen die de relatie tussen zzp'er, intermediair en eindopdrachtgever in kaart brengen. Vaak weten intermediairs zelf niet welk model zij hanteren en welke wettelijke eisen daaraan worden gesteld. Elk model heeft een andere jurisdictie. Het is om die reden belangrijk om te beslissen welk model je gaat gebruiken bij het starten van jouw onderneming.

Er zijn veel modellen, maar twee daarvan zorgen voor de meeste verwarring: tussenkomst en bemiddeling. We zullen de twee kort beschrijven, zodat je de verschillen herkent.

Bemiddelingsbureau

• het contract komt rechtstreeks tot stand tussen de zzp’er en de eindopdrachtgever
• jouw bureau gaat geen juridische relatie aan met de freelancer
• de freelancer is alleen verplicht te werken voor de eindopdrachtgever
• in de bemiddelingsovereenkomst staat niets over de verdere verplichtingen tussen de freelancer en de eindopdrachtgever
• je enige taak als bemiddelingsbureau is bemiddeling

Tussenkomst

• als intermediair ben jij de opdrachtgever van de freelancer
• je tekent een overeenkomst van opdracht zowel met de freelancer als de eindopdrachtgever
• de zzp'er heeft geen rechtsverhouding met de eindopdrachtgever, alleen met jou als intermediair
• de freelancer stuurt de factuur naar jou, en jij stuurt je factuur naar de eindopdrachtgever

Als je hulp nodig hebt bij de juridische kant van bemiddeling, kijk dan eens bij Spaans&Spaans. Zij geven juridisch advies voor ondernemers en geven veel gratis advies op hun blog.

Verzekeringen

Als je net begint, ben je waarschijnlijk erg voorzichtig met het geld dat je in jouw bureau investeert. Dit kan ertoe leiden dat je enkele investeringen over het hoofd ziet, die je in de toekomst daadwerkelijk geld kunnen besparen. Zoals verzekeringen. Het werkt altijd zo: als je het niet hoeft te gebruiken nadat je ervoor hebt betaald, voelt het ‘weggegooid geld’. En als je het toch moet gebruiken, ben je dankbaar dat je de 'juiste' beslissing hebt genomen en zoveel geld daarmee hebt bespaard. We beschrijven enkele verzekeringen waar je aan moet denken bij het starten van een uitzend- of bemiddelingsbureau:

Werknemersverzekeringen: verzekeren werknemers (mensen in loondienst) tegen het inkomensverlies als ze werkeloos, arbeidsongeschikt of ziek worden. Dit zijn: 

• Werkloosheidswet (WW)
• Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO)
• Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)
• Ziektewet (ZW)

Aansprakelijkheidsverzekering: dekt de aansprakelijkheid van jou en je mede-verzekerden voor schade aan personen en aan andermans spullen. Het is niet verplicht, maar maar het is zeker aan te raden als je de onnodige extra kosten wilt voorkomen in geval dat er iets misgaat.

Kredietverzekering: dekt facturen die niet op tijd worden betaald. Als je niet op tijd je geld krijgt, doen de incassanten van het bedrijf waar je verzekerd bent er alles om jouw vordering te incasseren. Je bent dus verzekerd tegen schade. Zo heb je een betere cashflow en groei je zonder verdere zorgen. 

Arbeidsongeschiktheidsverzekering: regelt het verlies van je inkomen als zzp’er bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Je kunt kiezen voor beroepsarbeidsongeschiktheid of passende arbeid wanneer je een AOV aansluit:

• Passende arbeid: als je je eigen werkzaamheden niet kunt uitvoeren, kijkt je verzekeraar of je ander werk kunt doen. Bij deze optie is de premie lager, maar je moet andere passende werkzaamheden accepteren.
• Beroepsarbeidsongeschiktheid: je hoeft geen ander werk te doen als de verzekeraar besluit dat je geen werk binnen je eigen beroep kunt uitoefenen. De premie voor deze optie is wel hoger.

Kapitaalbehoefte

Je hebt geld nodig om een bedrijf te starten. Als je het niet hebt, moet je natuurlijk een investeerder vinden. Maar eerst is het handig om te berekenen hoeveel geld je nodig hebt. Het is belangrijk om vooraf een exacte berekening te maken: je wilt niet te veel aandelen verkopen, maar ook niet met minder geld eindigen dan je daadwerkelijk nodig hebt. De berekeningen kunnen in drie stappen worden gedaan:

1. Exploitatiebegroting: hiermee bereken je het bruto bedrijfsresultaat. Maak een som van alle uitgaven die je van plan bent te maken en een geschatte som van de winst die je zou moeten maken (alles exclusief BTW). Je kunt dit als volgt doen:

• bereken jouw inkomsten - hoeveel ben je van plan maandelijks te gaan verdienen?
• bepaal je variabele kosten - wat moet je aanschaffen om het bureau draaiende te houden?
• maak een berekening van de vaste kosten (bijvoorbeeld kosten voor software, diensten zoals een accountant, huur en nutsvoorzieningen) - welke kosten ga je maandelijks maken?
• je inkomsten - (variabele kosten + vaste kosten) = bruto bedrijfsresultaat

2  Liquiditeitsbegroting is een kasstroomoverzicht dat laat zien hoeveel geld er in en uit gaat (incl. BTW). Het helpt je ook inzicht te krijgen in je werkkapitaal, hoeveel geld je nodig hebt om je bureau overeind te houden. Je kunt dit als volgt berekenen:

• beslis over je beginsaldo
• bereken jouw inkomsten en uitgaven in een geselecteerde periode (bij voorkeur een jaar)
• het verschil tussen beide is je kasoverschot of -tekort

3  Investeringsbegroting helpt je beslissen welke grote eenmalige investeringen je moet doen om jouw bureau te starten en te laten groeien. Het is een overzicht van alle investeringen die je van plan bent te maken en hun tijdspanne.

De combinatie van liquiditeitsbegroting en investeringsbegroting geeft aan hoeveel geld je voor een bepaalde periode nodig hebt. Het is wijs nog een buffer van 20%, voor onverwachte uitgaven toe te voegen. Dit is je kapitaalbehoefte. Het is aan jou, hoeveel van deze kapitaalbehoefte je omzet in een lening bij een investeerder.

Kernprocessen in bemiddeling

Bemiddeling heeft een aantal kernprocessen, zoals: recruitment, flexpoolbeheer, planning, urenregistratie en facturatie. Deze processen moeten jouw prioriteit krijgen wanneer je begint. Ze vergen echter veel van jouw tijd en vereisen kennis. Wellicht dat je (een van) beiden niet beschikbaar hebt. Natuurlijk is het altijd mogelijk om te leren, maar als je sneller wilt beginnen, kun je ook specialisten inhuren voor administratieve taken. Zo kun jij je focussen op de commerciële kant van jouw bedrijf en krijg je de ruimte om de vereiste kennis direct op te doen bij mensen die gespecialiseerd zijn in administratie. In dit hoofdstuk lichten we graag elk kernproces in bemiddeling toe.

Recruitment

Jouw bemiddelingsbureau kan niet bestaan zonder zijn kernelement: zzp’ers. Het maakt niet uit in welke branche je actief wilt zijn, je zult goede professionals moeten werven. Dit is helaas niet zo eenvoudig als het lijkt. Je moet jezelf zichtbaar maken, zodat niet alleen jij professionals vindt, maar zij jou ook makkelijker kunnen vinden. Enkele tips waar je kunt beginnen:

1. Gebruik je eigen netwerk

Wanneer je een bemiddelingsbureau start, heb je waarschijnlijk al enige ervaring en contacten in de branche van jouw keuze. Vraag rond, maak een LinkedIn post, bel je oude collega’s. Je krijgt niet alleen aanbevelingen, maar vergroot ook jouw bereik en maak je jezelf bekend als eigenaar van een bemiddelingsbureau.

2  Koude acquisitie

Je kunt in de database van de Kamer van Koophandel zoeken naar zzp'ers of een datalijst bij een partij als Ad Hoc Data kopen. Natuurlijk kun je ook Google Search gebruiken om freelancers en zzp'ers te vinden. Wanneer je een lijst met potentiële kandidaten hebt, kun je ze proberen telefonisch of per mail proberen te bereiken. Zorg ervoor dat je vooraf onderzoek doet naar de kandidaat en dat je het gesprek met iets persoonlijks begint.

3  Wees zichtbaar online 

Gebruik alle sociale media die je doelgroep gebruikt. Wees actief en deel inhoud waarvan ze kunnen profiteren. Zorg dat je ook online persoonlijk bent, laat de menselijke kant van je bureau zien, laat zien wie erachter zit, je missie en visie. Als je al reviews hebt, publiceer ze dan online. Mensen horen graag van andere mensen. Bekijk deze blog van clevergig over hoe jij jouw online prestatie een boost kunt geven.

4  Maak gebruik van betaalde online marketing

Je kunt jouw doelgroep bereiken door middel van betaalde advertenties op Linkedin of Facebook/Instagram. Er zijn enkele gedetailleerde opties bij het instellen van jouw doelgroep voor de advertenties. Probeer één of twee weken een testadvertentie uit te voeren en bekijk hoeveel klikken deze krijgt. Zorg ervoor dat jouw sociale accounts voldoende informatie bevatten om de potentiële freelancer te interesseren.

Flexpool Management

Het managen van een hele flexpool met verschillende soorten professionals, vereist heel wat people skills. Je moet efficiënt en begripvol zijn, maar ook in staat zijn om problemen snel en slim op te lossen. Daarnaast ben je erg afhankelijk van je flexpool en bedrijven waarmee je samenwerkt. Kortom, het is best ingewikkeld. Tenzij je weet hoe je het allemaal voor elkaar krijgt zonder overuren te moeten maken.

De meeste problemen bij het managen van een flexpool komen voort uit slechte communicatie of het niet voorbereid zijn op last-minute wijzigingen. Stel je voor: een flexwerker meldt zich ziek. Je moet hem of haar snel kunnen vervangen. Als je nog maar net met je bemiddelingsbureau bent begonnen en niet met planningssoftware werkt, kun je alleen maar vertrouwen op een goede relatie met je flexpool. Om dit probleem snel op te lossen, kun je een bericht sturen naar je flexpool via Whatsapp, of een paar freelancers bellen. Als jij een ster bent in het managen van je flexpool, zullen sommigen waarschijnlijk klaar staan om je te helpen. Het is daarom van cruciaal belang dat je goed op de behoeften van jouw flexpool let en naar hen luistert als ze feedback of opmerkingen hebben. Houd altijd contact met hen. Als je nog klein bent, heb je een goede kans om sterke relaties voor de toekomst op te bouwen. Je zou bijvoorbeeld kunnen beginnen met flexpool medewerkers, na een dienst, een berichtje te sturen met de vraag hoe het is gegaan. Je zult snel merken dat het creëren van een veilige, fijne werkplek de prestaties van jouw flexpool daadwerkelijk verbetert.

Als je groter wordt, kunnen bovengenoemde problemen worden opgelost met planningssoftware. In clevergig hebben we bijvoorbeeld opties om last minute wijzigingen te maken, die je zzp’ers ook meteen kunnen zien. Wanneer iemand zich ziek meldt, kun je jouw dienst opnieuw uitsturen en krijgt jouw flexpool een melding. Ook kun je eenvoudig alle informatie over een dienst toevoegen in de app, dit scheelt je een hoop tijd. Bekijk de ad hoc planning pagina van clevergig om de voordelen zelf te ontdekken: www.clevergig.nl/nl/adhocplanning

Planning & Urenregistratie

Laten we eerlijk zijn. Zelfs klanten die al een tijdje met ons werken, zoals PlanningZorg, geven aan dat ze in het begin een Excelsheet voor planning en urenregistratie gebruikten. Als je nog een pool hebt van minder dan 25 mensen die zo'n 150 diensten per maand vullen, werkt dat best goed. Je hebt de tijd om voldoende aandacht te besteden aan elk detail om alle tijden en namen die je invult in het Excel sheet, dubbel te controleren. Maar als je begint te groeien, is een Excelsheet verre van de ideale oplossing. Hoe groter de flexpool, hoe hoger de foutmarge. Ter vergelijking: het gebruik van planning en urenregistratie software helpt je de foutmarge te verlagen en over het algemeen productiever te zijn in je werk.

Maar ook als je net begint met het plannen van je flexpool, is er een beter alternatief voor Excel. Je kunt jouw planning en urenregistratie digitaliseren met Google Forms en Google Spreadsheets. Zie deze blog om te ontdekken hoe je een Urenregistratieformulier in Google Forms aanmaakt en koppelt aan Google Spreadsheets. Je kunt dit sheet delen met jouw flexpool en zo makkelijker uren registreren zonder dat je bijvoorbeeld foto's van papieren formulieren van jouw flexwerkers via Whatsapp hoeft te ontvangen.

Natuurlijk is het nog steeds niet de perfecte oplossing. Met clevergig software kun je al deze processen automatiseren. Niet alleen jijzelf, maar ook jouw flexpool zal het zeer op prijs stellen wanneer je een tijdbesparende oplossing biedt en urenregistratie vergemakkelijkt. In de clevergig app is urenregistratie in een paar klikken gedaan. Bovendien is het een win-winsituatie. Je wilt snel de urenregistraties binnenkrijgen, zonder dat je jouw zzp'ers hoeft te bellen en ze hoeft te herinneren het formulier in te vullen. De app verzamelt alle data voor je en vat deze samen, zodat jij je kunt focussen op de groei van je bedrijf.

Facturatie

Het maakt niet uit welk model je gebruikt voor bemiddeling, tussenkomstmodel of driepartijenmodel, je krijgt te maken met facturering. Er zijn zoveel dingen die je goed moet regelen: maatwerk tarieven, ORT's, input van medewerkers, aanvullende kosten, etc. Je moet ook alle wet- en regelgeving op dit gebied in de gaten houden en die op de juiste manier toepassen. Bij facturatie van bemiddeling, heb je niet alleen te maken met je opdrachtgever, maar ook met je flexwerker. Deze stuurt zelf ook facturen naar opdrachtgevers. Daar ontstaat veel ruimte voor fouten.

De meeste mensen huren een apart persoon of een freelancer in om de facturatie voor hun bemiddelingsbureau te regelen, of besteden er veel tijd aan om het zelf te doen. Het werkt meestal goed als je niet te hard groeit. Echter, het aantal fouten wordt verminderd door de facturatie te automatiseren. clevergig heeft bijvoorbeeld ook een facturatiemodule. Dit betekent dat de app zelf allerlei soorten facturen voor je kan maken. Ook facturen die namens de freelancer worden uitgereikt aan jouw klanten. Zo is iedereen tevreden, en heb jij een goede workflow.

Starten en schalen

Er zijn nog een paar aandachtspunten die komen kijken bij het managen van jouw eigen bemiddelingsbureau. Als startend bureau kun je vaak prima al het werk in je eentje, of met een klein team, gedaan krijgen. Maar naarmate je bedrijf groeit wordt dat steeds lastiger. Hoe zorg je dat alles soepel blijft lopen? Dit hoofdstuk helpt je erachter te komen.

Klanten en medewerkers aantrekken

Koude acquisitie

Allereerst moet je het verschil weten tussen koude en warme acquisitie. Met koude acquisitie benader je mensen die nog nooit van je hebben gehoord, met de vraag of ze gebruik willen maken van jouw diensten, of met je willen samenwerken. Met warme acquisitie benader je mensen die je bedrijf al een beetje kennen.

De bekendste en meest effectieve manier van koude acquisitie is ‘cold calling’. Dit betekent dat je een lijst met bedrijven of mensen opstelt die jouw potentiële klanten (prospects) zouden kunnen zijn. Jij of jouw verkoopmedewerker, stelt je bedrijf telefonisch voor en bij gebleken interesse biedt je ze een offerte aan. Je kunt de gegevens van je potentiële klant meestal in het KVK Handelsregister, op LinkedIn of op hun webpagina vinden. Als je geen telefoonnummer kunt vinden, zou je nog altijd een email of een brief kunnen sturen. 

Met koude acquisitie zorg je in eerste instantie voor naamsbekendheid. Ook al zullen de meeste prospects niet meteen  ‘ja’ zeggen tegen je aanbod, ze gaan je herinneren als ze in de toekomst je diensten wel nodig zouden hebben. Tijdens het gesprek leer je je potentiële klanten ook beter kennen. Zo kun je hun behoeftes noteren en bij het benaderen van de volgende klant daarop inspelen. Wil je meer tips voor koude acquisitie? Check deze blog van Optimal Leadgeneratie.

Word of Mouth

De beste marketing is marketing waarvoor je niet hoeft te betalen. Wat je uiteindelijk wilt, is dat opdrachtgevers en freelancers je aanbevelen bij andere mensen. Hiervoor is er eigenlijk maar één gouden regel: streef ernaar de beste versie van jezelf te zijn. Luister naar feedback die je krijgt en probeer deze waar mogelijk te implementeren. Mensen waarderen het als je naar ze luistert. Wanneer jouw klanten en freelancers zich gewaardeerd voelen, kom je vanzelf in hun gedachten wanneer ze met iemand praten, die jouw service goed kan gebruiken.

Deze vorm van acquisitie kun je stimuleren met verschillende soorten voordelen. Wanneer een opdrachtgever of een freelancer je bijvoorbeeld een nieuwe klant of medewerker aanbrengt, kun je beiden een korting geven op je service. Een eenmalige 'dankjewel' korting voor de persoon die jouw bureau heeft aanbevolen is ook een optie. Kortom, voeg een extra reden toe waarom ze jou bij anderen zouden aanbevelen.

Mond-tot-mondreclame levert je de beste klanten op, omdat er al een basis van vertrouwen bestaat. Als je deze vorm van reclame stimuleert, kan dat een constante stroom van nieuwe klanten opleveren.

Marketing

We hebben in dit artikel al enkele tips genoemd als het gaat om marketing. Denk aan je domeinnaam, bedrijfsnaam, betaalde advertenties en sociale media. Deze onderdelen maken allemaal deel uit van je marketingstrategie. Hoewel de meeste van deze onderwerpen duidelijk zijn, zijn er een paar belangrijke tips die mensen vaak vergeten.

1. Wees consistent in je branding.

Mensen herinneren zich jouw bedrijf aan de naam, het logo, de kleuren en de elementen die jij als brand het meeste gebruikt. Aan het begin van dit artikel hebben we aanbevolen om jouw branding over te laten aan een professioneel grafisch ontwerper die je kan voorzien van een brandbook. Zo’n brandbook moet je heilige graal met betrekking tot communicatie en marketinguitingen worden. Je moet het altijd bij de hand houden als je nieuwe uitingen creëert of wijzigingen aanbrengt in je huidige visuals. Zorg ervoor dat een persoon die jouw bericht op LinkedIn of een screenshot van jouw website ziet, iets heeft om je aan te herinneren. Consistent zijn in jouw branding is belangrijk om ervoor te zorgen dat mensen je onthouden en om een betrouwbaar gevoel van een 'professioneel bedrijf' te creëren.

Ondernemers onderschatten vaak de kracht van de gemeenschap. Als jij mensen in jouw branche kent, blijft je in contact met de industrie en kun je waar nodig om hulp vragen. Niet zozeer om nieuwe klanten of freelancers binnen te halen, maar om tips te ontdekken waar je ze kunt vinden. Volg jouw branche online en kom bijvoorbeeld te weten wanneer er evenementen of conferenties zijn waar je ook deel aan kunt nemen. Als er een mogelijkheid is om jezelf te presenteren, doe dat dan. Nog beter als je het podium kunt betreden. Je krijgt de kans om een indruk achter te laten op mensen die er zijn en te luisteren naar andere pitches die je in de toekomst kunnen helpen en inspireren.

3   Houd altijd je doelgroep in gedachten.

Voordat je een marketingbeslissing neemt, moet je goed naar jouw doelgroep kijken. Is het een
e-mail, een nieuwe koptekst voor jouw website, een e-book of een presentatie - je doelgroep staat altijd centraal. Vraag jezelf af, wat zijn hun behoeften? Waarvan kunnen wij hen voorzien? Wat willen ze graag van mij zien? Denk altijd aan hun pijnpunten en probeer dan van jouw bedrijf een oplossing voor hen te maken.

Een bedrijfscultuur ontwikkelen en ademen

Jouw bedrijfscultuur is eigenlijk het karakter van je bedrijf. Het kan een geweldige manier zijn om je te onderscheiden van je concurrenten, maar ook een toegevoegde waarde hebben als het gaat om het aannemen van nieuw talent. Het leukste hieraan is, dat jij als eigenaar van het bedrijf, de bedrijfscultuur zelf kunt bepalen.

Kijk eens naar het Cultural Iceberg model van Edward T. Hall (ontwerp gemaakt door Personio) en je ziet uit hoeveel verschillende elementen een bedrijfscultuur bestaat.

Je kunt je cultuur ontwikkelen door een van de vele beschikbare modellen te volgen, zoals het Iceberg model of het Quinn en Cameron model, maar het komt er eigenlijk op neer dat je jezelf afvraagt hoe jouw ideale bedrijf eruit zou moeten zien. De bedrijfscultuur zal jouw inspiratie, licht en drijvende kracht zijn bij elke stap die je zet om jouw bedrijf te laten groeien. Het is erg belangrijk dat deze aansluit bij de werkelijke werkomgeving en bij de recente ontwikkelingen in de wereld. We hebben allemaal ervaren hoe covid-19 onze reguliere kantoorcultuur heeft verschoven naar hybride werken, en in de wereld van vandaag is het belangrijk om je bedrijf aan te passen op een manier die past bij de huidige trends.

Hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen bij het brainstormen over jouw toekomstige bedrijfscultuur:

• Hoe zou ik me mijn bedrijf voorstellen als het een persoon was?
• Welke kwaliteiten zijn belangrijk voor al mijn medewerkers?
• In hoeverre laten we medewerkers vrijheid toe? (flexibele uren, hybride werken etc.)
• Wat verwacht ik van mijn medewerkers in de werkomgeving?
• Hoe tonen we waardering aan onze medewerkers?
• Wat moet de relatie zijn tussen leiderschapsrollen en andere rollen?

De antwoorden op deze vragen zullen je een kickstart geven, maar er zijn nog veel meer vragen die de moeite waard zijn om te stellen. Nadat je de antwoorden hebt opgeschreven en misschien al hebt gebrainstormd met je zakenpartner, zul je je ideeën op papier moeten zetten. Of in een Coda document, of een Google document... Het maakt echt niet uit, maar het moet ergens worden neergezet. Dit helpt je bij het aannemen van nieuw personeel. Wanneer je nieuwe medewerkers hebt aangenomen, kunt je ze ook gewoon een link naar dit document sturen of ze een papieren versie geven, zodat ze al vóór hun eerste werkdag de cultuur een beetje kunnen proeven.

Management & leiding geven

Als manager heb je gezag. Mensen zien jou als hun steun, voorbeeld en coach. Je moet een voorbeeld zijn: in je werkethiek, je timemanagement en communicatie. Er is een citaat van Goethe dat zegt: 'Een geweldig persoon trekt geweldige mensen aan en weet ze bij elkaar te houden.' Dat is leiderschap: een team van geweldige mensen bouwen en voor hen de weg wijzen zodat je ze bij elkaar kunt houden. Het is niet zeker dat je meteen met meer medewerkers aan de slag gaat dan alleen jezelf, maar je zult snel iemand moeten aannemen. Er zijn veel nuances als het gaat om het managen van een team, hier zijn een paar tips die je zeker niet mag missen:

1. Blijf open en blijf leren.

Als je macht en gezag hebt, vergeet je makkelijk dat je ook ergens bent begonnen en nog steeds veel te leren hebt. Als je doet alsof je alles al weet, kunnen je collega's het gevoel krijgen dat je ze minderwaardig vindt. Door dat gevoel is het mogelijk dat ze jou alle problemen zelf zullen laten oplossen. Om niet in deze valkuil te vallen, vraag je collega's om feedback en zorg ervoor dat je naar hen luistert. Een werkomgeving waar iedereen zich vrij voelt om zijn/haar mening te geven en vragen te stellen, is het meest succesvol. Onthoud dat, wanneer iedereen in gelijke mate bijdraagt aan het werk, elke beslissing beter zal worden uitgewerkt.

Als leider is het jouw plicht om de doelstellingen van jouw team te bespreken en vragen hoe je hen kunt helpen hun doelen te bereiken. Je moet het werktempo en de werkstijl van elk teamlid achterhalen en met een persoonlijke benadering door hun taken navigeren. Ook is het belangrijk om te weten wanneer een medewerker het meest open staat voor feedback. Sommige mensen zijn misschien gevoeliger dan anderen als het gaat om het ontvangen van negatieve feedback, dus zorg er altijd voor dat je met de positieve punten van hun werk begint. Je kunt met elke medewerker een wekelijks of maandelijks gesprek plannen, zodat jullie feedback en voortgang kunnen bespreken. Vraag tijdens deze bijeenkomsten ook om feedback van hun kant, voor jou is er ook altijd ruimte voor verbetering.

3   Geef duidelijke instructies, in plaats van micromanagement.

Je huurt personeel in, zodat zij de taken kunnen overnemen waarin je niet gespecialiseerd bent. Als het gaat om taken die je aan jouw medewerkers geeft, zorg er dan voor dat jouw instructies zo duidelijk mogelijk zijn. Als je die instructies aan de medewerkers geeft, vraag ze dan ook of ze duidelijk genoeg zijn. Zo niet, verzamel die feedback en implementeer deze de volgende keer dat je een taak opstelt. Als manager wil je waarschijnlijk elke stap van het proces volgen. Echter is er een fijne lijn tussen het proces volgen en micromanagen. Je kunt jouw feedback delen, maar vertrouw jouw medewerkers in het werk dat ze doen. Je hebt ze ingehuurd, zodat je die taken niet zelf hoeft te doen.

Deze gids zou niet mogelijk zijn geweest zonder de jarenlange ervaring van praten en werken met groeiende bureaus die onze klanten zijn bij clevergig. We hebben hun uitdagingen gezien en hen geholpen obstakels voor groei weg te halen. Een van onze missies bij clevergig is om mensen en bedrijven te inspireren om te groeien. Daarom hebben we deze gids gemaakt. Wij hopen dat jij er, als toekomstig eigenaar van een bemiddelingsbureau, iets aan hebt. Een laatste advies: denk niet te veel na. Zet de eerste stap en laat het rollen. Je zult het nooit weten als je het nooit probeert. En wie weet zien we jou in de toekomst als een van onze klanten!

Over clevergig

clevergig is de beste software voor bliksemsnelle ad hoc planning, eenvoudige urenregistratie en foutloze facturatie. Speciaal voor uitzend- en bemiddelingsbureaus. Onze software wordt door 144 uitzend- en bemiddelingsbureaus in verschillende branches gebruikt. Maandelijks vullen zij gezamenlijk wel 100.000 ad-hoc diensten.

Ga je een eigen bemiddelings- of uitzendbureau starten? Met onze extreem gebruiksvriendelijke software en medewerker-app krijg jij je on-demand planning, urenregistratie en facturatie binnen minuten gedaan. Ontdek hier meer.