<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=105400&amp;fmt=gif">
Sluiten
Probeer het gratis
Probeer het gratis
Arnoud Visser 11-jun-2020 6:38:04 7 min lezen

Wat is on-demand planning?

Voordat we beginnen hebben we een paar check-vragen:

  • Ben jij een (personeels-) planner?
  • Heb jij een (flexibele) pool aan personeel van groter dan 15 mensen?
  • Plan je die pool over verschillende locaties, en misschien zelfs bij verschillende opdrachtgevers?
  • Is de planning onvoorspelbaar en sterk wisselend?
  • Ben je HEEL de dag in de weer met Excelsheets, WhatsApp en email? En aan de telefoon om deze planning alsnog sluitend te krijgen?

Als jij op meer dan 3 vragen volmondig “JA!” hebt beantwoord of instemmend knikt ben jij bezig met on-demand planning.

In deze post leggen we je haarfijn uit wat on-demand planning is en wat de échte uitdagingen zijn.

Wat is on-demand planning?

On-demand planning is een buitenbeentje in de wereld van personeelsplanning, want lang niet iedereen is er druk mee. Het is een ondergeschoven kindje. Het het is wel een flinke kluif als je er mee bezig bent.

Maar, wat typeert on-demand planning dan precies?

  • Het is het vullen van een onvoorspelbare planning van een grote groep mensen over verschillende locaties. Misschien zelfs bij verschillende opdrachtgevers.
  • Medewerkers hebben verschillende criteria en kwalificaties. Dus niet iedereen komt “zomaar” in aanmerking voor geplande diensten.
  • Over diensten gesproken: de werktijden, instructies en gevraagde vaardigheden zijn wisselend.
  • De (flex) pool waar je aanspraak op maakt werkt niet altijd op dezelfde plek, en hun beschikbaarheid wisselt sterk.
  • Bij de locaties (opdrachtgevers) zitten mensen die graag willen weten wie er wanneer komt. Eventueel willen zo ook diensten bij jou als planner aanvragen.

Dit zijn juist de zaken die in normale planning niet van toepassing zijn. Een rooster maken is dus heel anders dan on-demand planning.

Laten we daarop nog iets meer inzoomen. Wat maakt on-demand planning dan echt een lastige taak om te vervullen?

Uitdagingen in on-demand planning:

Al deze draaiende onderdelen maken on-demand planning een hoofdpijndossier. Hieronder vind je de top 5 redenen waarom het zo pittig is. Onderschat niet hoeveel tijd deze losse puzzelstukken in beslag nemen!

Beschikbaarheid up to date hebben en houden

Om goed en snel te kunnen plannen is het essentieel om te weten wie er wanneer beschikbaar is. Dat is een een groot probleem in on-demand planning. De beschikbaarheid veranderd in de praktijk zo snel. Zodra je een dienst wilt gaan plannen zul je merken dat de beschikbaarheid niet meer klopt. Het proces om de beschikbaarheid up to date te krijgen en te houden is arbeidsintensief. Er komen uren aan /whatsapp, veel telefoontjes en ontelbare Excel documenten bij kijken. En dat process blijft zich herhalen!

Snel de juiste mensen bereiken

Diensten uitzetten en antwoorden verwerken om tot een sluitende planning. Dat is waar bij on-demand planning veel werk komt kijken. Je krijgt schema’s van locaties / opdrachtgevers door. Dat zet je op één of andere manier uit naar je pool, en je wacht op antwoorden. Sommigen bellen en whatsappen nog tussen door. Bij on-demand planning is het belangrijk dat je snel de juiste mensen uitnodigt. Zie punt 1! Daarbij hou je ook nog rekening met persoonlijke wensen van de medewerkers. Ook filter je op regio, kwalificaties of certificatie.

Bewaren van inzicht / overzicht

Als alle diensten uit zijn gezet en hopelijk ook gevuld is het belangrijk om overzicht te bewaren. Wie is waar aan het werk? Moeten er diensten geschoven / aangepast worden? Een actueel overzicht in het reilen en zeilen van de planning, dat is waar het om draait. Vanuit dat overzicht klik je ook meteen door naar de desbetreffende diensten. Je ziet in één scherm wie er beschikbaar is om nieuwe klussen die voorbij komen op te vullen. Dat noemen we pas overzicht.

Makkelijk het personeel over locaties / opdrachtgevers plannen

Wanneer je je bezig houdt met on-demand planning is de kans vrij groot dat je het personeel over verschillende locaties plant. Niet iedereen draait zijn of haar uurtjes altijd standaard op dezelfde plek. Een grote uitdaging is dan ook om de pool effectief en efficiënt over deze locaties te plannen. Er zijn ook per locaties uiteenlopende instructies waar de medewerker zich aan moet houden. Deze info komt vaak versnipperd bij de medewerker aan, als het überhaupt al aan komt.

De juiste gewerkte uren binnen krijgen na afronding van de dienst

Wanneer de medewerkers klaar zijn met werken moet er op één of andere manier een balans opgemaakt worden. Hoe lang hebben ze gewerkt? Zijn er kilometers gemaakt, en pauzes? Deze informatie komt binnen via urenbriefjes, via WhatsApp of half ingevulde spreadsheets. Deze informatie moet vervolgens lijn voor lijn overgetypt worden in een ander systeem. Dat is nog eens een werk.

Dat waren vijf van de grootste problemen van on-demand planning. Ze zorgen ervoor dat dit type planning met Excel, WhatsApp, telefoon en email niet makkelijk is. Omdat er veel meer bij komt kijken dan je op het eerste gezicht denkt.

Wanneer je met on-demand planning bezig bent en je gebruikt bovenstaande gereedschappen doe je jezelf tekort. Maar daar komen we nog we nog een keer op terug.

En, ben jij druk met on-demand planning?

avatar

Arnoud Visser

Mijn naam is Arnoud en ik heb de rol van Chief Commercial Officer bij clevergig. Binnen deze rol houd ik mij bezig met sales, marketing en verdere groei van clevergig.

COMMENTS

RELATED ARTICLES