Onze tech voor effectief samenwerken op afstand

We hebben het er al eerder over gehad, maar door corona heeft remote working een vlucht genomen. Ik noem expres remote en niet thuis. Want er zijn ook nog voldoende mensen die op dit moment alsnog vanaf kantoor werken.

In de post die je hier vindt hebben we het over tips en trucs voor thuiswerken gehad. Het hele team is aan het woord geweest en heeft wat er voor zorgt dat zij zo gemakkelijk kunnen werken vanuit huis.

Hiermee hadden we een andere brandende vraag nog niet beantwoord. Want welke software en tools gebruiken wij om ons dagelijkse werk gedaan te krijgen? Het is belangrijk om de juiste tools voor je werk te bepalen.

Omdat onze eigen ontwikkelaars in Oekraïne werken en niet in Nederland zijn we al langer remote. Dit heeft ons gedwongen om altijd korte lijnen te houden als het gaat om het beheren van taken en projecten.

We hebben alle software tools behandeld die wij zelf het meest gebruiken. We zullen er ook voor- en nadelen bij noemen. Ook zetten we er alternatieven bij als je verder wilt kijken.

GSuite

GSuite is de Google tegenhanger van Microsoft Office. Je overal inloggen en dan heb je meteen toegang tot alle apps. Slides (Powerpoint), Docs (Word), Spreadsheets (Excel). Wat ook handig is is dat je meteen een goede email provider erbij hebt via Gmail. Delen van bestanden intern is super eenvoudig. Je krijg veel ruimte bij je abonnement. Hierdoor kun je alles online opslaan, zodat je er overal bij kunt. De kalender hebben we ook allemaal via GSuite. Het praat ook goed met Zoom. We kunnen meteen afspraken in een Zoom meeting veranderen wat mega praktisch is, juist nu.

Voor- en nadelen

✔️ Super makkelijk in gebruik
✔️ Waarde voor je geld, ook omdat je meteen email hebt opgelost
❌ Inrichten kan wat complex zijn, maar er is wel veel uitleg te vinden

Investering: vanaf €4,68 per gebruiker per maand
Meer info: https://gsuite.google.nl/
Alternatieven: Microsoft Office, Open Office

Voor- en nadelen

✔️ Eenvoudig product
✔️ Gratis starten en groeien
❌ Gebouwd voor "live" communicatie (direct ipv asynchroon)

Investering: gratis (hier kom je erg ver mee)
Meer info: https://slack.com/
Alternatieven: WhatsApp, Microsoft Teams

Asana

Wanneer je niet altijd bij elkaar over de schouder meekijkt mis je soms inzicht in wat de ander aan het doen is. Maar je bent wel benieuwd (en soms nieuwsgierig) wat anderen bezig houdt. Ook heb je een centrale plek nodig waar je alle projecten die je uitzet met elkaar vastlegt. Je hebt iets nodig waar je het “over kunt hebben”, toch? Daarom hebben wij Asana als team volledig omarmd.

Asana is volledig in te richten op je eigen manier, er is voor ieder project wat wils. Je kunt met Kanban Boards (een snelle uitleg hier) werken. Maar ook met to-do lijsten, tijdlijnen en kalenders. Hierdoor kan ieder project hier in kwijt. We gebruiken het om onze kwartaal projecten en doelen te communiceren en te managen. We gebruiken het voor ons project voor de nieuwe website en team communicatie. Het is ons collectieve brein.

Wat wij ook handig vinden is dat je het door middel van vrije velden volledig kunt inrichten zoals je wilt. Dat doe je met verschillende labels, kleuren, tickboxes en dropdown fields. Hierdoor kun je een project compleet inrichten op je eigen manier. Je hebt zelf Automation, waarmee je de flow van taken automatisch kunt maken. High tech stuff! Het team (degenen die willen...) heeft hier ook allemaal zijn privé projecten aangemaakt. Ze kunnen hun eigen taken bijhouden. Zelfs voor bijvoorbeeld wat er allemaal thuis moet gebeuren. Handig!

Voor- en nadelen

✔️ Eenvoudig starten, gratis
✔️ Compleet in te richten naar je eigen wensen, goeie apps
❌ Iedereen die je nodig hebt moet “aan boord” zijn

Investering: Gratis voor basic, €10,99 voor versie met privé projecten, mijlpalen, automatisering
Meer info: https://asana.com/ 
Alteratieven: Trello (alleen Kanban, gratis), monday.com

Zoom

Beeldbellen is onmisbaar. Voordat corona toesloeg was het bij ons al onmisbaar, en nu helemaal! Zoom heeft daar de vruchten van geplukt. Want wie kent het werkwoord zoomen nu niet ondertussen? Het product is ook gegroeid als kool. Van 10 miljoen actieve gebruikers in december naar 200 miljoen actieve gebruikers. met alle gevolgen van dien die ze overigens ook snel weer hebben opgelost. Gelukkig maar.

Zoom was al een tijdje onze keuze. We hebben andere tools geprobeerd: Skype, Google Hangouts / Meet, maar Zoom is voor ons de beste. Het is heel eenvoudig in gebruik, iedereen begrijpt het snel. Je kunt makkelijk je scherm en / of andere informatie delen. De interface is super eenvoudig.

De verbinding is altijd erg stabiel, alhoewel je met je neus op de feiten wordt gedrukt als jouw internet traag is. Een betaald account is niet duur, en je komt een eind met een gratis account. Dan is een Zoom meeting is wel beperkt tot 45 minuten in lengte. Het is knullig als je het klokje over het hoofd ziet en je meeting wordt afgekapt.

Wat verder heel handig is dat je ook Zoom heel makkelijk kunt gebruiken voor webinars, mocht je dat willen.

Voor- en nadelen

✔️ Super gebruiksvriendelijk
✔️ Stabiel, niet te zwaar voor je computer (Google Hangouts wel!)
❌ De groei die ze hebben doorgemaakt hebben bv privacy onder druk gezet, wat ze snel hebben opgelost

Investering: Gratis, dan €13,99 / maand voor degene die meetings plant(!)
Meer info: https://zoom.us/
Alternatieven: Google Hangouts, Skype, Houseparty

Hubspot

Je weet het zelf vast ook, wanneer je een bedrijf runt heb je veel verschillende petten op. Marketing, sales, ondersteuning van bestaande klanten, boekhouding, etc etc. Het houd niet op! Dat ondervonden wij natuurlijk ook. Wij hebben vrij vroeg gekozen om met Hubspot te starten, en we hebben nooit spijt gehad.

Hubspot is onze all-in-one marketing en sales software. We draaien hier onze website op, houden onze marketing en sales activiteiten bij én klant succes. Wat belangrijk is in marketing (en sales) is dat alle data bij elkaar staat. Dit is in Hubspot het geval. Hierdoor hebben we een compleet overzicht.

Starten met Hubspot was eenvoudig voor ons en is voor nieuwe klanten ook eenvoudig. Ze bieden een gratis CRM pakket, dus voor €0 kun je al beginnen. Het pakket bestaat uit verschillende Hubs die onafhankelijk van elkaar kunt kopen en draaien. Wij zijn er ook ingegroeid.

Het kan wat veel zijn, het aantal features, toeters en bellen die erin zitten. Je kunt een marketingbureau vragen om je hierbij te helpen. Je kunt jezelf ook trainen in onderdelen van Hubspot, sommige onderdelen zijn gratis, sommige betaald. Let op: de prijzen zijn van april 2020, dus wellicht kloppen er een paar niet helemaal wanneer je dit later leest.

Voor- en nadelen

✔️ Erg complete suite
✔️ Klein beginnen en goed uit te breiden
❌ Forse investering om te starten (tijd en geld)

Investering: Gratis, dan vanaf €46,- / maand / gebruiker (tijdelijke deal)
Meer weten: https://www.hubspot.com/ 
Alternatieven: Sharpspring, Hatchbuck

1Password

Wij doen veel via het internet. Dat is natuurlijk iets van de laatste tientallen jaren door internet, en zal ook niet stoppen. Maar helemaal als softwarebedrijf ben je veel met online apps en websites in de weer. Dat wil je ook zo veilig mogelijk doen.

Een belangrijk (en soms onderbelicht) onderdeel van veiligheid zijn wachtwoorden. We gebruiken vaak klakkeloos overal hetzelfde wachtwoord “omdat dat makkelijk te onthouden is”. Een veel gebruikte slogan is: als jij het makkelijk kunnen onthouden kunnen hackers dat ook! Absoluut waar.

Daarom hebben met het team 1Password omarmt. Het zorgt ervoor dat je alle wachtwoorden kunt opslaan. Met één superlastig master password kom je er in zodat je alle wachtwoorden op een veilige manier kunt raadplegen. Ook kun je een privé kluis aanmaken, want uiteraard zijn veel van je wachtwoord gewoon alleen van jou.

Als je veiligheid serieus neemt is 1Password een goede investering.

Voor- en nadelen

✔️ Makkelijk in gebruik, Chrome wachtwoorden zijn in te laden
✔️ Apps voor op de smartphone
✔️ Helpt je lastige wachtwoorden bedenken en slaat ze meteen op
❌ Je moet je master password uiteraard niet vergeten!

Investering: Vanaf €3,29 in een Business abonnement, individueel is goedkoper
Meer info: https://1password.com/ 
Alternatieven: Lastpass, Chrome Password manager

Typeform

Formulieren invullen kan een rotwerk zijn, als gebruiker. Ze zien er vaak waardeloos uit en niet gebruiksvriendelijk. Hierdoor heb je ook helemaal geen zin om ze in te vullen. Herkenbaar toch? Dan is precies het probleem wat Typeform oplost.

Ze hebben en product waarmee je super eenvoudig mooie formulieren / vragenlijsten maakt. Onze trainee Danique heeft laatst een onderzoek onder klanten gedaan, via Typeform.

Doordat het menselijk overkomt en minder statisch is heb je plezier in het beantwoorden van de vragen, wat het uiteindelijke doel.

Typeform heeft legio voorbeelden voor gebruik op hun website. Het zou bijvoorbeeld voor jou goed kunnen werken wanneer je het op je pagina zet zodat nieuwe kandidaten zich kunnen aanmelden. De formulier zijn namelijk ook heel eenvoudig te kopiëren en te plakken waardoor je ze overal kwijt kunt.

Starten met Typeform is laagdrempelig en eenvoudig, en de eerste formulieren zijn gratis om te maken en te publiceren.

Voor- en nadelen

✔️ Makkelijk in gebruik!
✔️ Super gebruiksvriendelijk
❌ Knippen en plakken op eigen website kan wennen zijn

Investering: Gratis, betaald met meer functies vanaf €30,-
Meer info: https://www.typeform.com/ 
Alternatieven: Google Forms, Survey Monkey

Gohire

Het aannemen van personeel kan soms geen eenvoudige taak zijn. Maar dat hoeven we vast jullie niet te vertellen! Veel belletjes, excelsheets, etc. En zoveel bestanden heen en weer!

Toen wij ons eerste personeel gingen aannemen hebben wij Gohire genomen. Wat er erg fijn aan is in tegenstelling tot andere wat meer bekende software (zoals Careerix, etc) het zo goed als plug en play is. Je zet je rollen erin en bouwt een talent “pijplijn” waar de kandidaten doorheen moeten. Je zet je carrières pagina in elkaar, en koppelt hem aan je website, en je bent good to go!

Je kunt ook direct vacatures pushen naar bijvoorbeeld Indeed. Het is superhandig om alles op één plek te hebben. Wanneer je verder groeit en iemand anders de schone taak overneemt van het aannemen van personeel, alles bij elkaar staat in één software.

Voor- en nadelen

✔️ Compleet zelf in te richten
✔️ Alles op één plek
❌ Ondersteuning in het engels

Investering: Vanaf €58,- / maand
Meer info: https://gohire.io/ 
Alternatieven: Recruitee, Bullhorn

Dit is de lijst met de belangrijkste tools die onze firma verbonden houdt. Letterlijk en figuurlijk. Het zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van hat er moet gebeuren. Het zorgt ervoor dat mensen even snel “in een zoom” kunnen springen. Direct duidelijk en doelgericht zaken kunnen aftikken. Deze lijst is niet eindig, en er zijn natuurlijk andere apps die ons team zelf persoonlijk gebruikt. We hebben ons team bevraagd en houden deze lijst ook constant up to date.

Nerd alert: sommige van ons team vinden het ook interessant om bij te houden wat voor nieuwe projecten startups lanceren. De problemen die software kunnen oplossen zijn nagenoeg eindeloos. Aangezien wij zelf een SaaS bedrijf zijn is het leuk om een beetje bij te blijven!

Nieuwe software kun je bijvoorbeeld vinden op Product Hunt via https://www.producthunt.com/.

Wat is jullie stack? Welke softwares en apps gebruiken jullie en je team om op één lijn te blijven?