Hoe meet je het succes van je bemiddelingsbureau?

Misschien ben je al jaren eigenaar van een bemiddelings- of uitzendbureau. Of wellicht ben je zojuist een nieuw bureau gestart. Of je werkt nog in loondienst of als freelancer. En overweeg je zelf om een bemiddelingsbureau te starten. In alle gevallen is het van belang om de voortgang en succes van je bedrijf te meten. Maar wat meet je dan? Hoe ziet succes er uit voor jou als arbeidsbemiddelaar?

WAT BETEKENT SUCCES VOOR JOU?

Niet iedereen heeft dezelfde doelen in het leven. Wij zien vaak twee type ondernemers voorbij komen. Allereerst ondernemers die het ondernemen zélf prachtig vinden. En primair gericht zijn op de groei van hun bedrijf. Ten tweede ondernemers die vooral passie hebben voor het vak: het bemiddelen van personeel. Zich vooral richten op kwaliteit en menselijke relaties met zowel opdrachtgevers als opdrachtgevers. Hard groeien heeft dan een lagere prioriteit.

Dit beeld is natuurlijk erg zwart-wit. Een combinatie van de twee komt ook voor. En zonder passie geen groei. Maar de belangrijkste vraag is: wat betekent succes voor jou? Wanneer ben jij tevreden? Wat wil jij bereiken? Wil je bijvoorbeeld een lokaal, regionaal of landelijk bureau opzetten? En wil je een familiebedrijf starten dat je kan overdragen aan de volgende generatie? Of juist je bedrijf verkopen binnen een paar jaar? Denk hier goed over na. Want dit bepaalt voor een groot deel hoe je succes meet en hoe je je bedrijf inricht.

WAAROM UBERHAUPT SUCCES METEN?

Waarom zou je je voortgang willen meten, denk je wellicht. Ik kan toch ook gewoon beginnen en zien waar het schip strandt? Of juist een lange termijn doel stellen en aan het einde van de rit kijken of je het gehaald hebt? Of nog beter: je luistert naar je hart en gebruikt geluk in je werk als maatstaf.

Allemaal keuzes die aan jou zijn. Maar in onze eigen ervaring werkt structureel meten enorm goed. Het geeft richting en houdt iedereen scherp op wat er gedaan moet worden. Of zoals de Amerikanen zeggen: what is measured gets managed. Wanneer je heldere doelen stelt, ga je er vanzelf naar toe werken. Zo hebben met clevergig een Big Hairy Audacious Goal (BHAG) opgesteld. Waar willen we over 5 jaar staan? Welke verandering hebben we dan teweeg gebracht? Dat hebben we vertaald concrete doelen voor de komende jaren. En voor 2019 vertaald naar doelen per maand. Voor clevergig is MRR (maandelijks terugkerende omzet) een van de indicatoren die we volgen. Dit omdat we met abonnementen werken. Wekelijks bekijken we de voortgang. Zelf gebruiken we Hubspot als hulpmiddel. Daarin kunnen we veel van onze deals automatisch volgen.

BELANGRIJKE INDICATOREN VOOR ARBEIDSBEMIDDELAARS

Er zijn diverse indicatoren of Key Performance Indicators (KPI) die relevant zijn voor uitzend- of bemiddelingsbureaus. KPIs die specifiek zijn voor het uitzenden en bemiddelen van personeel. In een eerdere blogpost gaven we al een eerste indruk. Hier krijg je de uitgebreide versie. We hebben de KPIs onderverdeeld in twee categorieën:

1. Transactie KPIs
2. Bedrijfs KPIs

Transactie KPIs

Als bemiddelaar in personeel rond je transacties af. Het begint met een vraag: je opdrachtgever heeft personeel nodig voor een bepaalde periode. Dat kan een dag of dienst zijn, maar ook een langere periode. Vervolgens vul je die vraag in met een geschikte uitzendkracht of freelancer. Tenslotte stuur je een factuur voor geleverde diensten en betaal je je kandidaat.

De volgende KPIs helpen je om te bepalen wat goed werkt en wat niet:

• Dekkingsgraad: heb je inzicht in hoeveel uren er worden uitgevraagd per maand? En hoeveel daarvan kun je invullen en hoeveel laat je open? Oftewel: het aantal gevraagde uren versus het aantal geleverde uren. Dit percentage geeft je dekkingsgraad weer. Online marktplaatsen spreken ook wel van liquiditeit. Idealiter zit je boven de 80%. Zo weet je klant dat je betrouwbaar kan leveren als de nood hoog is. En dat levert vaak meer aanvragen op. De kunst ligt dan uiteraard in het blijven balanceren van vraag en aanbod. Dus als je meer aanvragen ontvangt, je nog steeds op je doel van >80% ligt;
• Verhouding opdrachtnemers versus opdrachtgevers: dit punt is gerelateerd aan het vorige. Hoeveel uitzendkrachten of freelancers dien je paraat te hebben om inkomende aanvragen in te vullen? Dit alles hangt natuurlijk af van de hoeveelheid aanvragen van een opdrachtgever. En hoeveel uren een kandidaat beschikbaar is. Belangrijk is dat je beide gegevens elke maand meet. En vooral kijkt naar de ontwikkeling. Idealiter vul je niet alleen 80% van je diensten. Maar houd je je medewerkers tevreden, door ze voldoende werk te bieden;
• Gemiddeld aantal uren per kandidaat: elke kandidaat heeft verwachtingen van de uren die hij of zij via jouw bureau kan werken. Als je te weinig uren per kandidaat levert - of de spreiding is niet eerlijk verdeeld - dan bestaat de kans dat kandidaten afhaken en hun heil elders gaan zoeken;
• Actieve versus inactieve kandidaten: net als de vorige maatstaf is dit een manier om te zorgen dat je uitzendkrachten of freelancers voldoende aan het werk zijn. En dus niet te snel genegen zijn om naar andere bureaus over te stappen. Zorg dat iedereen voldoende aan het werk is;
• Repeat purchase ratio: deze maatstaf heeft betrekking op je opdrachtgevers. Hoe vaak bestellen ze? En blijven ze terugkomen en nieuwe aanvragen indienen? Dit alles hangt samen met de jouw score op de vorige KPIs. Je krijgt pas meer aanvragen als je ze weet in te vullen. En je kan ze pas invullen als je genoeg kandidaten in je pool hebt. En ook weer niet teveel, want dan loop je het risico dat je kandidaten te weinig diensten draaien. Kortom, welkom in de wondere wereld van de arbeidsbemiddeling :-) Een tip van onze kant: begin klein en focus.

Bedrijfs KPIs

Bedrijfs KPIs vertellen je hoe je er financieel voor staat. En of je verdienmodel daadwerkelijk werkt. De drie belangrijkste KPIs voor uitzend- en bemiddelingsbureaus zijn in onze ogen:

• Omzet: een no-brainer. Maar daardoor niet minder waar :-) Natuurlijk wil je meten hoeveel inkomsten je genereert. En of deze groeien of juist dalen. Maar je kunt verder gaan. En bijvoorbeeld je omzet opsplitsen naar type opdrachten (kort of lang), of naar eenmalig of terugkerend;
• Marge of commissie: sommige bemiddelingsbureaus factureren namens de freelancer. Anderen laten de freelancer zelf factureren. In beide gevallen dien je jouw marge als bemiddelaar te bepalen. Dat kan met een vast bedrag per uur, of een vast percentage op de totale transactie. Eventueel kun je nog een commissie aan je freelancers doorberekenen. Je levert namelijk niet alleen een dienst aan je opdrachtgever, maar ook aan je opdrachtnemer. In de uitzendwereld staat dit ook wel bekend als de omrekenfactor. In feite de opslag die je vraagt, bovenop het arbeidsloon en wettelijke verplichtingen, zoals sociale lasten.

WELKE KPIs GEBRUIK JIJ?
Meet jij de voortgang van je bureau? En welke maatstaven gebruik je daar bij? Laat het ons weten in de comments!